こんにちは。
最近AIとお友達になってきた効率化大好き会社の営業です。
この記事の内容
- 「使ってくれない」は、たいていやる気の問題ではない
- 覚えることを数えてみると、思っているより多い
- 覚えることを減らす3つの打ち手
- 足すなら「1つだけ」と決めておく
「使ってくれない」は、やる気の問題に見える
新しい仕組みを入れると、必ず「使ってくれない人」が出てきます。とくに、ベテランの職長さんや、長く事務を任されてきた方です。そうなると、つい「やる気がない」「新しいことが嫌いなんだ」と思ってしまいます。
ただ、やる気だけで判断する前に、手順を見てみたいと思います。使いたくないのではなく、覚えきれないことが壁になっているかもしれないからです。
Before: 覚えることを数えてみる
前回書いたとおり、今回サイトを作るときに一番気にしたのは、機械が苦手な人でも触れるかどうかでした。設計するときに確かめたいのが、「書類を1枚作るまでに、使う人が覚えていないといけないこと」を数えてみることです。
たとえば、発注書を1枚出すだけでも、こんなことを覚えている必要があります。
- どのツールを開くか
- そのツールのログインID
- 前回のひな形がどのフォルダにあるか
- ファイル名の付け方
- どこに保存するか
- 誰に、どうやって送るか
- 送ったことを、誰にどう伝えるか
7つです。慣れている人は意識もしていません。でも、年に数回しか触らない人にとっては、毎回7つの壁があるのと同じです。
打ち手1: 「覚えること」を「画面にあること」に変える
覚えることを減らす一番の近道は、覚えていなくても画面を見れば分かる形にすることです。次に押すボタンが、次にやることになっている。ひな形を探すのではなく、「発注書を作る」を押せば、必要な項目が入った状態で出てくる。
今回のサイトで目指したのは、書類づくりが「現場を開いて、作りたい書類を押す」の2手で始まる形です。
打ち手2: ファイル名と保存先を、人に決めさせない
ファイル名の付け方と保存先は、覚えることの中でも一番ばらつくところです。人が決めると、人の数だけルールができます。
ここは仕組みの側で決めてしまいます。作った書類は、その現場に自動でぶら下がる。名前も仕組みが付ける。使う人は、保存先を考えなくていい。
打ち手3: 「送った」を別の場所に書かせない
書類を送ったあと、「送りました」とチャットで伝えたり、表に丸を付けたり。この「報告のための作業」も、覚えることの1つです。
仕組みから送る場合は、その操作から送信記録が残るように考えます。別の手段で送るなら、最低限の送信状況だけを同じ場所に残します。誰かに伝えるのではなく、見に来れば分かる形にする。報告先を増やさず、同じ情報を見て確認できるようにします。
定着の工夫: 足すなら「1つだけ」
覚えることをゼロにはできません。だから、足すなら1つだけ、と決めます。「このサイトを開く」。それ以外は、画面が教えてくれる形を目指します。
新しい機能を足したくなったときも、「これで覚えることが増えないか」を先に考えます。便利でも覚えることが増えるなら、見送るか、今ある画面の中に入れます。
ここまでやると、こう変わります
- 年に数回しか触らない人も、画面を見れば手順を思い出せます
- 「やり方を教えて」と聞かれる回数が減ります
- 保存場所やファイル名のばらつきを減らせます
- 「使ってくれない人」だと思っていた人にも、使いやすい形になります
さいごに
使ってくれないとき、人を変えようとしてもたいていうまくいきません。変えるのは、覚えることの数のほうです。
自分の会社用に仕組みを作れる時代になって、この「覚えることを減らす」は、以前よりずっとやりやすくなりました。既製品だと、画面の流れそのものは変えられないからです。ただ、何を覚えなくていいようにするかは、実際に使う人の話を聞かないと決められません。そこはまだ、人の仕事です。
入口をまとめた形は、デモの現場ボードで見られます。外部サービスへの送信など、一部の操作はデモでは利用できません。架空の会社のサンプルデータが入っているので、自由に触ってみてください。
デモ: https://demo.kit-kid.co.jp/?a=b02
うちの場合は何を減らせるか、というご相談は、コメントかnoteのメッセージで気軽に聞いてください。
次回は、道具に会社を合わせるのをやめて、道具のほうを会社に合わせた話を書きます。
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