こんにちは。
最近AIとお友達になってきた効率化大好き会社の営業です。
この記事の内容
- 今回から、実際に作っている業務サイトを題材に書きます
- 便利なツールを1つずつ足すと、機械が苦手な人から触らなくなる
- 入口を1つにして、全部をそこにぶら下げる
- 作っている画面と同じ形のものを、デモで触れるようにしました
今日から、少し書き方を変えます
これまで、現場で起こる困りごとを1つずつ取り上げて、自分ならこう直す、という話を書いてきました。今回からは、書き方を少し変えます。
いま、効率化を頼まれたある会社の要望を受けて、その会社専用の業務サイトを作っています。見積から契約書、工程表、発注書、支払通知書、請求書、領収書まで、その会社の仕事の流れを1つのサイトに載せる、というものです。ここから先は、要望を受けて考えたこと、作ってみて分かったことを材料に書きます。
社名は出しません。実際の画面もそのままは出せません。そのかわり、同じ形のものを架空の会社で組み直して、誰でも触れるデモを用意しました。記事の最後に置いておきます。
Before: 便利なツールが増えるほど、使う人が減っていく
効率化の相談でよく見かけるのは、すでに便利なツールがいくつも入っている会社です。見積は表計算、工程は別のアプリ、写真は共有フォルダ、連絡はチャット、請求は会計ソフト。どれも1つずつ見れば、よくできた道具です。
ところが、使いこなしているのは一部の人だけ、ということがあります。機械が苦手な人は、結局電話と紙に戻っていきます。
理由のひとつは、「どれに何が入っているのか、覚えられない」ことです。道具が5つあれば、入口が5つ、ログインが5つ、画面の作法が5通りあります。ふだん触らない人にとっては、入口が2つでも負担になることがあります。
打ち手1: 道具を足すのをやめて、入口を1つにする
今回のサイトで大事にしているのは、道具をこれ以上足さないことでした。そのかわり、会社の人が毎朝開く入口を1つだけ作り、そこから全部に行けるようにします。
見積も、工程も、発注も、請求も、同じ入口から入ります。ログインや移動の負担も、できるだけまとめます。覚えることは「このサイトを開く」の1つだけにする、という形を目指しています。
打ち手2: 書類の種類ではなく、現場から探せるようにする
入口を1つにしても、中身がバラバラだと結局迷います。現場の人は、書類の名前ではなく現場の名前で覚えているからです。
だから、「見積書のフォルダ」「発注書のフォルダ」と書類の種類で分けるのではなく、「あの現場」を開けば、その現場の書類が並んでいる形を目指しました。探し方を、使う人の頭の中に合わせるわけです。
打ち手3: 1つ入れたら、次の書類に引き継がれる
もう1つ大事にしたのは、同じことを二度書かせないことです。見積で入れた現場の名前や金額が、契約書に、工程表に、発注書に、そのまま引き継がれる。変更した内容を次の書類へ引き継ぎ、二度書きを減らす。ただし、発行済みの書類を勝手に書き換えるのではなく、どの時点の内容かを残しておく必要があります。
ここは次の章から、書類ごとに1本ずつ詳しく書きます。
ここまでやると、こう変わります
- 「あれ、どこに入ってる？」と聞く電話が減ります
- 機械が苦手な人にも、使い始める場所を伝えやすくなります
- 詳しい人が休んだときも、情報を探す手がかりが残ります
- 書き写しが減るので、書類どうしの数字がズレにくくなります
さいごに
便利な道具が悪いわけではありません。1つずつ足していくと、苦手な人から順番に置いていかれる、というだけです。
いまはAIを使えば、会社の仕事の流れに合わせて、自分たちの形のまま仕組みを作れる時代になりました。発想次第で、誰でも便利なものを作れます。ただ、何を作るかを考えることと、できたものが本当にその会社に合っているかを確かめることは、まだ人の手が要ります。この連載では、そこも正直に書いていきます。
今日の話の「入口が1つのサイト」は、デモで実際に触れます。架空の会社のサンプルデータが入っているので、自由に触ってみてください。30分だれも操作しないと、自動で元の状態に戻ります。
デモ: https://demo.kit-kid.co.jp/?a=b01
うちの場合はどうなるか、どこから手をつければいいか、というご相談は、コメントかnoteのメッセージで気軽に聞いてください。
次回は、「使ってくれない」をやる気のせいにしていたら、本当は覚えることの数の問題だった、という話を書きます。
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