こんにちは。
最近AIとお友達になってきた効率化大好き会社の営業です。
この記事の内容
- 既製品に「入らない」情報は、たいてい別紙やメモに逃げている
- その別紙に書かれていることが、その会社の強みであることが多い
- 合わない手順を「誰のためか」で3つに分ける打ち手
- 自分の会社の別紙を数えてみるやり方
「この欄がないので、別の紙に書いています」
見積や発注のシステムを入れたけれど、どうしても書ききれないことがある。搬入できる時間、近所への気づかい、この職人さんにはこう頼む、といった話です。仕方がないので、印刷した書類にメモを貼ったり、別の表にまとめたりしている。効率化の相談を受けていると、こういう話をよく聞きます。
前回は、道具に会社を合わせるのをやめた話を書きました。今回はその続きで、既製品で「合わない」と感じる部分そのものを見ていきます。
Before: 標準の欄に入らないことが、別紙に残る
既製品のシステムは、どの会社でも使えるように作られています。そのぶん、欄は「どの会社にもある項目」に絞られます。
すると、その会社だけが気をつけていることは、入れる場所がありません。行き先は、書類に貼るメモ、担当者の手帳、別の表計算のファイルです。
困るのは、別紙はなくなりやすく、引き継ぎで抜けやすいことです。そして、抜けて一番困るのも、たいていこの別紙の中身です。お客さんに喜ばれている気づかいや、事故を防いでいる確認は、ここに書かれていることが多いからです。
打ち手1: その手順は誰のためかを聞く
合わない部分を見つけたら、まず「この手順は誰のためですか」と聞きます。答えは、だいたい次の3つに分かれます。
- 安全のため（事故やけがを防ぐ確認）
- お客さんや近所との約束のため（言われたことを守る気づかい）
- 誰のためでもない（前に必要だった名残）
1つ目と2つ目は、その会社の強みです。3つ目は、やめても困らないことがあります。理由を聞かずに全部残すと仕組みが重くなり、全部捨てると強みまで消えます。
打ち手2: 強みの側は、画面の欄にする
安全と約束の側に入ったものは、別紙ではなく画面の欄にします。現場ごとに「ここに気をつける」が書ける場所を作り、書類を作るときにも目に入るようにします。
自分の会社用に作るなら、欄の名前も社内で使っている言葉のままで構いません。
打ち手3: 名残の側は、本人と話してから外す
「誰のためでもない」に入った手順も、いきなり消しません。続けてきた人に理由を聞き、困る人がいないと分かってから外します。ここを急ぐと、仕組みそのものが信用されなくなります。
ここまでやると、こう変わります
- 別紙の注意点が、書類を作る画面の中で目に入るようになります
- 担当が替わっても、気づかいや確認が抜けにくくなります
- やめてよかった手順が分かり、仕事が少し軽くなります
- 「うちは変わったやり方だから」が、説明できる強みに変わります
自分の会社で数えてみてください
よく出す書類を1枚選び、その書類に貼ってあるメモや、横で使っている別紙を全部集めてみてください。1つずつ「安全」「約束」「名残」のどれかを書き添えます。
「安全」と「約束」が合わせて3つ以上あれば、既製品の欄だけでは、その会社の大事な部分が伝わっていません。
さいごに
合わない部分は、我慢するところではなく、その会社らしさが出ているところです。以前は、そこに合わせて作り直すにはお金も時間もかかりました。今は、AIの手を借りて、自分の会社用に組める時代になりました。
ただ、どれが強みでどれが名残かは、現場の人の話を聞かないと決められません。そこはまだ、人の仕事です。
今日の話は、デモの現場ボードで触れます。架空の会社のサンプルデータで、現場ごとに書類と進み具合がまとまっています。ログイン画面のボタンを押すだけで入れます。各画面にある「うちの場合はこうしたい」の欄から、自分の会社ならこうしたい、をそのまま送ることもできます。
デモ: https://demo.kit-kid.co.jp/?a=b04
集めてみたら別紙が束になった、どれが名残か分からない、という方も、コメントかnoteのメッセージで気軽に聞いてください。
次回は、「うちには作れない」をやめたら、AIと一緒に自分の会社の形を置けるようになった、という話を書きます。
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