こんにちは。
最近AIとお友達になってきた効率化大好き会社の営業です。
この記事の内容
- 既製品のシステムに会社を合わせると、画面の外に「別の表」が増えていく
- 変えていいやり方と、残すべきやり方を分ける
- 残すほうに、道具を合わせる3つの打ち手
- 自分の会社で「画面の外の表」を数えるやり方
「システムに合わせて、やり方を変えてください」
業務システムを入れるとき、売る側からよく言われる言葉です。「標準のやり方に合わせたほうが、うまくいきます」。
半分は正しいと思います。昔からの慣れで続いているだけの手順は、変えたほうが楽になります。ただ、建設や不動産の会社の話を聞いていると、合わせた結果、別のところで手間が増えている、という話もよく聞きます。
前回は、使ってくれない原因は「覚えることの数」だという話を書きました。今回は、道具に会社を合わせることで、何が起きるかを考えます。
Before: 足りない項目が、別の表を生む
既製品の画面には、決まった項目しかありません。でも、会社ごとに「これは必ず控えておく」という項目があります。現場の鍵の受け渡し、近隣への連絡の済み・未済、お客様との細かい約束ごと。
画面に入れる場所がないので、結局、表計算のファイルや紙に書きます。システムに入れて、別の表にも書く。二度書きです。しかも、どちらが新しいのか分からなくなります。
システムを入れたのに、画面と紙の二重管理になる。道具に会社を合わせた結果として、よく起きることです。
打ち手1: 残す理由を、先に確かめる
今回の業務サイトを作るときは、いきなり画面を作らずに、今のやり方を1つずつ見ていきました。そして、それぞれ「なぜそうしているのか」を聞きます。
理由がはっきりしているやり方は、残します。お客様との約束を守るため、安全のため、その会社が選ばれている理由になっているもの。逆に「前からそうだから」しか理由が出てこないものは、減らしていい候補です。
打ち手2: 社内で使っている言葉を、そのまま画面に置く
既製品の画面では、項目の名前も決まっています。社内で「施工準備」と呼んでいるものが、画面では別の名前になっている。小さなことですが、毎回頭の中で言い換えるのは、覚えることが1つ増えるのと同じです。
自分たちで作るなら、画面の言葉を社内の言葉に合わせられます。新しく入った人にも、先輩と同じ言葉で教えられます。
打ち手3: 別の表にしていた項目を、画面に戻す
画面の外で管理していた項目は、画面の中に入れる場所を作ります。そうすれば、別の表はいらなくなります。
ここで大事なのは、全部を戻さないことです。打ち手1で「残す理由がある」と分かったものだけを戻します。何でも足すと、今度は画面が項目だらけになって、使う人が迷います。
ここまでやると、こう変わります
- 画面と紙の二度書きが減ります
- 社内で使っている言葉のまま、画面を使えます
- お客様との約束や、安全のための確認が、そのまま仕組みに残ります
- 「前からそうだから」の手順は、この機会に見直せます
自分の会社で数えてみてください
システムの横で使っている表計算のファイルや紙の控えを、全部書き出してみてください。1つずつ「これは何のためにあるのか」を書き添えます。
理由が書けるものが2つ以上あれば、それは道具が会社に合っていない印です。そして、そこにこそ、その会社のやり方が詰まっています。
さいごに
道具に会社を合わせるか、会社に道具を合わせるか。以前は、作るのにお金も時間もかかったので、合わせるのは会社の側でした。今は、AIの手を借りて、自分の会社用に組める時代になりました。
ただ、何を残して何を変えるかは、AIには決められません。今のやり方の理由を知っているのは、現場の人です。そこはまだ、人の仕事です。
今日の話は、デモの現場ボードで触れます。架空の会社のサンプルデータで、現場ごとに書類と進み具合がまとまっています。ログイン画面のボタンを押すだけで入れます。各画面にある「うちの場合はこうしたい」の欄から、自分の会社ならこうしたい、をそのまま送ることもできます。
デモ: https://demo.kit-kid.co.jp/?a=b03
数えてみたら別の表が5つも6つも出てきた、という方も、コメントかnoteのメッセージで気軽に聞いてください。
次回は、既製品で合わない部分を我慢するのをやめたら、そこがその会社の強みだった、という話を書きます。
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