こんにちは。
最近AIとお友達になってきた効率化大好き会社の営業です。
この記事の内容
- 支払の紙を現場ごとに出すと、同じ外注先に何枚も届く
- 先月、1社あてに支払の紙を何枚出したかを数える
- 支払通知を、月ごと・外注先ごとに束ねる3つの打ち手
- 受け取る外注先の側も、確かめやすくなる
月末、同じ外注先あての封筒が何通も並ぶ
月末に、外注先への支払の明細を作る。現場ごとに作るので、3つの現場を頼んでいる外注先には3枚になる。外注先の事務の人は、それを1枚ずつ自分の請求と照らし合わせる。
払う側も受け取る側も、同じ月のお金の話を、紙の枚数だけくり返しています。
発注書を送り、請書が戻り、工事が終わる。そこから先は、払う番です。
Before: 現場ごとに、支払の紙が増える
現場ごとに出していると、こうなりがちです。
- 1社に何枚も届き、ひと月の合計がどの紙にも書いていない
- 枚数が多いので、出し忘れが混ざる
- 外注先から「今月はいくらですか」と聞かれ、紙を足し算して答える
紙の枚数は、こちらの事務の手間であると同時に、外注先の事務の手間でもあります。
1社あてに、先月何枚出したか
先月いちばん多く支払った外注先を1社選んで、その会社あてに出した支払の紙を数えてください。支払通知、支払明細、振込の案内など、名前は問いません。
3枚以上なら、その外注先は、ひと月の合計を自分で足し算しています。
打ち手1: 同じ月の支払を、1通にまとめる
上の画像は、実際のデモの支払通知の画面です。支払通知は、外注先ごと・月ごとに1通です。明細には現場の名前と発注番号、完了日、金額が並び、2枚目に現場ごとの内訳が付きます。
表紙の1枚で、その月の合計が分かります。
打ち手2: 現場を「完了」にしたら、支払通知に入る
支払通知を一から作ることはしません。発注書を出した外注先がいる現場を完了にすると、その発注の分が、その月の支払通知に入ります。支払予定日は、「月末締め翌月15日払い」という締め日の決まりから決まります。
人が入れるのは「完了」の1回だけ。金額は、第17回で施工準備から起こした発注書の値です。
打ち手3: 送ったあとの分は、同じ月の追加として出す
その月の通知を送ったあとで、同じ月に完了した現場が出てくることもあります。そのときは、送った通知は書き換えません。同じ月の「その2」として、別の1通を作ります。
翌月分に回せば簡単ですが、それでは、いつの取引かが事実と違ってしまいます。月は動かさず、追加分として分けます。
ここまでやると、こう変わります
- 1社あての紙が、原則として月に1通になります
- 「今月はいくらですか」に、表紙を見て答えられます
- 完了した現場の支払が、通知から漏れにくくなります
- 外注先の事務の人も、自分の請求と照らしやすくなります
さいごに
明日からできることが1つあります。先月出した支払の紙を、外注先ごとに束ねてみてください。束の厚さが、その外注先が毎月している足し算の量です。いちばん厚い束の会社から、月1通にまとめる価値があります。
今日の話は、デモの支払通知の画面で触れます。架空の会社のサンプルデータで、外注先ごとにひと月分をまとめた支払通知が見られます。支払通知も電子契約で送る作りですが、その送信はデモでは止めてあります。ログイン画面のボタンを押すだけで入れます。各画面にある「うちの場合はこうしたい」の欄から、自分の会社ならこうしたい、をそのまま送ることもできます。
デモ: https://demo.kit-kid.co.jp/payments/?a=b19
自分の会社では、外注先への支払の明細を、現場ごとと月ごとのどちらで出しているか。コメントかnoteのメッセージで気軽に聞いてください。
次回は、発注した額と払う額を突き合わせて、払いすぎと払い忘れを防ぐ話を書きます。
コメント