こんにちは。
最近AIとお友達になってきた効率化大好き会社の営業です。
この記事の内容
- 紙の契約書は、郵送と判子の往復で締結まで何日もかかる
- 自分の会社で、契約書が戻ってくるまでの日数を数えてみる
- 電子契約で締結まで進めるための3つの打ち手
- 「結んだかどうか」が、すぐ分かるようになるということ
「あの契約書、もう戻ってきた？」
契約書を2通印刷して、製本して、印紙を貼って、判子を押す。返信用の封筒を入れて郵送する。お客さんが判子を押して、1通を送り返してくれる。届いたら、ファイルにとじる。
建設の会社でよく聞く流れです。そして、途中で何度もこう聞かれます。「あの契約書、もう戻ってきた？」
前回は、見積からそのまま契約書を起こす話を書きました。今回は、起こした契約書を、相手と結ぶまでの話です。
Before: 郵送して、押して、送り返す
紙の契約書で時間がかかるのは、書く所ではなく、行ったり来たりする所です。
- 郵送で、行きに1〜2日、帰りに1〜2日かかる
- 相手の会社で、判子を押す人が席にいるまで待つ
- 押し忘れや、書き損じがあると、もう1往復になる
そのあいだ、こちらからは契約書がどこにあるのか見えません。着工の日が近いのに、契約がまだ戻っていない。そんな落ち着かない状態が、何日も続きます。
自分の会社で数えてみてください
最近結んだ契約を3件選んで、契約書を送った日と、戻ってきた日を並べてみてください。送った日の控えや、郵便の記録で分かるはずです。
1件あたりの日数を数えて、3件の平均を出します。もし5日を超えていたら、そのうち4日ほどは、郵便と待ち時間です（行き2日 ＋ 帰り2日 ＝ 4日）。契約の中身を決める時間ではありません。
打ち手1: 契約書を、電子契約で送る
見積から起こした契約書を、そのまま電子契約で送ります。相手にはメールが届き、画面で中身を確かめて、署名するだけです。
印刷も、製本も、封筒もいりません。相手の会社の担当の人が外にいても、スマホで確かめられます。郵便の4日が、早ければその日のうちに縮みます。
電子契約の場合、印紙がいらなくなるのも、地味にうれしい所です。
打ち手2: 送る前に、社内の確認を済ませる
電子契約は送るのが簡単なぶん、確認が抜けたまま送ってしまう心配があります。
そこで、送る前に社内の確認を1回通す形にしておきます。第8回で書いた、見積を社長確認に回すのと同じ考え方です。確認が済んだ契約書だけが、送れる状態になります。
打ち手3: 送った・見た・結んだ、を残す
契約書ごとに、いまどこまで進んだかを残しておきます。送った、相手が見た、相手が署名した。この3つが分かれば、「あの契約書、もう戻ってきた？」と聞かなくて済みます。
止まっているものがあれば、相手に一声かければよいだけです。
ここまでやると、こう変わります
- 締結までの日数が、郵便のぶんだけ縮みます
- 印刷・製本・封筒・印紙の手間がなくなります
- 契約書がいまどこにあるか、画面ですぐ分かります
- 結んだ契約書が、元の見積とつながったまま残ります
さいごに
判子の往復をやめても、契約の中身を決めるのは人です。どの取引先に電子契約で送るか、紙のほうがよい相手はどうするか。そこは会社ごとに違うので、実際に契約を担当している人の話を聞いて決めます。
今日の話は、デモの契約の画面で触れます。架空の会社のサンプルデータで、契約書がどこまで進んだかが見られます。電子契約の送信ボタンは、外のサービスにつながるので、デモでは押せないようにしてあります。ログイン画面のボタンを押すだけで入れます。各画面にある「うちの場合はこうしたい」の欄から、自分の会社ならこうしたい、をそのまま送ることもできます。
デモ: https://demo.kit-kid.co.jp/contracts/?a=b11
自分の会社では、契約書が戻ってくるまで何日かかっていたか。そんな話も、コメントかnoteのメッセージで気軽に聞いてください。
次回は、契約が結べたあと、外注先と実行予算を決める話を書きます。
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