こんにちは。
最近AIとお友達になってきた効率化大好き会社の営業です。
この記事の内容
- 見積の社長確認は、紙で回すとどこで止まったか分からなくなる
- 確認待ちの見積が、何日止まっているかを数えてみる
- 画面の上で社長に回すための3つの打ち手
- 作った人と確認する人が、同じ画面を見るということ
「あの見積、社長に見てもらった？」
見積書を作って、印刷して、社長の机に置く。社長は現場に出ていて、戻ってくるのは夕方。その間にほかの書類が上に積まれて、見積は下に沈んでいく。お客さんから「見積はまだですか」と電話が来て、慌てて探す。
建設の会社でよく聞く話です。見積を作った人はちゃんと仕事をしていて、社長もさぼっているわけではありません。紙の置き場所が、止まっている理由です。
前回は、見積から入金まで、書類は1本の鎖だという地図を描きました。今回はその最初の1つ、見積を作って社長に確認してもらう所の話です。
Before: 確認待ちの見積が、机に埋もれる
紙で確認を回すと、次の3つが見えなくなります。
- 見積が今、誰の手元にあるか
- いつから止まっているか
- 社長が見たのか、まだ見ていないのか
作った人は「渡した」と思っています。社長は「まだ来ていない」と思っています。どちらも嘘はついていません。紙は机の上にあるのに、誰も今の状態を知らない。これが、見積が止まる仕組みです。
打ち手1: ボタン1つで、社長に回す
効率化を頼まれた会社で作ったのは、見積の画面に「社長に回す」ボタンを置く形でした。見積ができたら、そのボタンを押すだけです。印刷して机に置く、という手順がなくなります。
押した時点で、その見積は「確認待ち」になります。紙と違って、今どこにあるかを探す必要がありません。
打ち手2: 確認する人の入口に、待っている見積を並べる
回しただけでは、社長が気づかなければ同じことです。そこで目指したのは、社長が開く画面で、確認を待っている見積がすぐ分かる形です。
紙の山の中から探すのではなく、開けばそこにある。社長は現場の合間に、画面で中身を見て確かめられます。
打ち手3: 作った人も、確認する人も、同じ画面を見る
ここが一番大事な所です。見積を作った人と社長が、別々の書類を見ていると話がずれます。「印刷したあとに直した版」と「机に置いた版」が違う、ということも起きます。
同じ画面の、同じ見積を見ていれば、版のずれは起きません。社長が直してほしい所があれば、その見積を見ながら伝えられます。
ここまでやると、こう変わります
- 確認が済んだかどうかが、見積の画面を見れば分かります
- 「社長に見てもらった？」と聞いて回らなくて済みます
- どの見積が何日止まっているかが見えます
- お客さんへの返事が、社長の机の上で止まらなくなります
自分の会社で数えてみてください
先月出した見積を5件選んで、作り終わった日と、社長の確認が済んだ日を並べてみてください。その差が、確認待ちで止まっていた日数です。
1件でも3日を超えていたら、見積は机の上で止まっています。止まっている理由は、人ではなく、紙の置き場所のほうにあります。
さいごに
見積の確認は、社長の大事な仕事です。だからこそ、紙の山の中で止まらない形にしておく価値があります。
ただ、誰の確認が要るか、いくら以上なら社長まで回すかは、会社ごとに違います。そこを決めるのは、実際に見積を出している人たちの話を聞いてからなので、まだ人の仕事です。
今日の話は、デモの見積の画面で触れます。架空の会社のサンプルデータで、見積の一覧と、確認の状態が見られます。ログイン画面のボタンを押すだけで入れます。各画面にある「うちの場合はこうしたい」の欄から、自分の会社ならこうしたい、をそのまま送ることもできます。
デモ: https://demo.kit-kid.co.jp/estimates/?a=b08
確認待ちで一番長く止まっていた見積は何日だったか。そんな話も、コメントかnoteのメッセージで気軽に聞いてください。
次回は、工事の種類によって、見積の明細のひな形が変わる話を書きます。
コメント