こんにちは。
最近AIとお友達になってきた効率化大好き会社の営業です。
この記事の内容
- 見積から入金まで、建設業の書類は1本の鎖になっている
- 鎖が切れている所で、同じ数字の二度書き・三度書きが起きる
- 前の書類から引き継ぐ、という3つの打ち手
- 自分の会社で「打ち直し」を数えるやり方
「この金額、どこから写したんだっけ」
見積書で出した金額を、契約書にもう一度打つ。発注書を作るときに、また別の表から数字を拾う。月末に請求書を作るときは、見積書のファイルを探して、もう一度写す。
建設や不動産の会社の事務の方から、こういう話をよく聞きます。1枚ずつ見れば、どれも数分の作業です。でも、1つの現場で書類は何枚も出ます。現場の数だけ、同じ写し作業が繰り返されます。
前回までの第1章では、なぜ仕組みを1つにまとめるのか、何から作るのかを書きました。今回から第2章です。見積から入金まで、書類がどうつながっているかの地図を描きます。
Before: 同じ数字を、何度も書いている
効率化を頼まれた会社で、最初に書類の流れを並べてみました。おおまかに、こうなります。
- 見積書
- 契約書
- 工程表
- 発注書
- 支払通知書
- 請求書
この6つは、別々の書類に見えます。でも中身を見ると、現場の名前、お客さんの名前、工事の内容、金額が、何度も同じように出てきます。
ところが、書類ごとに使う道具がばらばらだと、前の書類の数字は次の書類に流れません。人が目で見て、手で打ち直します。打ち直すたびに、打ち間違いの入口が1つ増えます。1つの金額を3回打てば、間違える機会も3回です。
打ち手1: 前の書類から、引き継ぐ
一番の打ち手は、次の書類を「前の書類から作る」ことです。
見積書が決まったら、そこから契約書を起こす。現場の名前も、お客さんも、金額も、最初から入った状態で始まります。人がやるのは、足りない所を足すことと、確かめることだけです。
打ち手2: 書類を現場にぶら下げる
書類がばらばらになる理由の1つは、置き場所が書類の種類ごとに分かれていることです。見積書は見積のフォルダ、請求書は請求のフォルダ。こうなると、1つの現場の書類を全部見るのに、何か所も開くことになります。
置き場所を「現場」にそろえると、その現場の見積も、契約も、発注も、1か所にまとまります。次の書類を作るとき、元になる書類を探さなくて済みます。
打ち手3: 鎖のどこで止まっているかを見えるようにする
書類が1本の鎖になると、もう1つ良いことがあります。その現場が今どこまで進んでいるか、が分かることです。
見積は出した、契約はまだ。発注は済んだ、請求はまだ。紙で回していると、これは担当者に聞かないと分かりません。鎖になっていれば、止まっている所が画面で見えます。
ここまでやると、こう変わります
- 一度打った数字を、次の書類で打ち直さなくて済みます
- 打ち間違いの入口が、打ち直しの数だけ減ります
- 現場ごとに、どの書類まで進んだかが見えます
- 「あの見積、どうなった？」を担当者に聞いて回らなくて済みます
自分の会社で数えてみてください
最近終わった現場を1つ選んで、見積書の合計金額が、ほかの書類に何回書かれたかを数えてみてください。契約書、発注書、請求書、社内の表。手で打ったものだけを数えます。
3回を超えていたら、鎖はどこかで切れています。切れている所が、最初につなぐ場所です。
さいごに
書類は1枚ずつ見ると別々ですが、実際は見積から入金まで1本の鎖です。鎖が切れている所で、同じ数字の打ち直しが起きます。第2章では、この鎖を前から順に1つずつつないでいきます。
ただ、どこで鎖が切れているかは、会社ごとに違います。毎日その書類を回している人に聞かないと分からないので、そこはまだ、人の仕事です。
今日の話は、デモの社長ホームで触れます。架空の会社のサンプルデータで、会社全体の現場の様子をまとめて見られます。ログイン画面のボタンを押すだけで入れます。各画面にある「うちの場合はこうしたい」の欄から、自分の会社ならこうしたい、をそのまま送ることもできます。
デモ: https://demo.kit-kid.co.jp/management/?a=b07
数えてみたら、同じ金額を何回打っていたか。そんな話も、コメントかnoteのメッセージで気軽に聞いてください。
次回は、鎖の最初の1つです。見積を作って、社長の確認に回す話を書きます。
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