こんにちは。
最近AIとお友達になってきた効率化大好き会社の営業です。
この記事の内容
- 「うちには作れない」で止まっていた話は、言葉にすると動き出す
- 何を作るかを決めるのは人、組み立てる手はAI
- 困りごとを画面の形にして、確かめるまでの3つの打ち手
- 自分の会社で「欲しい仕組み」を書き出すやり方
「欲しいものはあるけど、うちには作れる人がいない」
紙と表計算でなんとか回している。こうなったらいいのに、という形も頭の中にはある。でも、社内に作れる人はいないし、外に頼むと高い。頼んでも、出来上がったら思っていたのと違った。効率化の相談を受けていると、こういう話をよく聞きます。
前回は、既製品で合わない部分が、実はその会社の強みだったという話を書きました。今回は、その強みを残した仕組みを、どうやって形にするかを考えます。
Before: 頭の中だけでは、伝わりにくい
作れない理由は、技術よりも手前にあることが多いです。欲しい仕組みが、頭の中にしかないことです。
頭の中の考えは、自分ではつながっています。でも、人に話すとばらばらになります。しかも、説明しようとすると「画面」「機能」「入力」といった慣れない言葉を使おうとして、そこで詰まります。
実は、仕組みの言葉で話す必要はありません。いつもの仕事の言葉で話せば十分です。
打ち手1: 仕事の言葉で、手順を書き出す
最初にやるのは、今の仕事の流れを1行ずつ書き出すことです。書き方は決まっていて、「誰が」「何を見て」「何を書いて」「誰に渡すか」の4つだけです。
「事務の人が、現場からの電話を聞いて、注文の控えに書いて、社長に回す」。これで1行です。この形で書けていれば、何を作るかの中身はもう決まっています。
打ち手2: 困りごとを、画面の形にする
書き出した手順のうち、困っている1行を選びます。それを、入れる欄と押すボタンのある画面にします。
ここでAIの手を借ります。以前は、ここに専門の人と長い時間が必要でした。今は、書き出した手順を渡せば、試せる画面がその日のうちに出てきます。
大事なのは、小さく作ることです。いきなり全部は作りません。困っている1行だけを作り、実際の手順で試します。違っていたら直す。これを何回か回します。
打ち手3: 確かめることを、先に決めておく
AIは手が速いですが、合っているかどうかは保証してくれません。だから、作る前に「何が合っていれば使ってよいか」を決めておきます。
決めておくのは3つです。
- 計算: 数量と単価をかけた金額、小計を足した合計が合っているか
- 権限: 見せてはいけない人に、見えていないか
- 例外: いつもと違う注文や、途中での取り消しで困らないか
ここまでやると、こう変わります
- 「うちには作れない」で止まっていた話が、動き出します
- 出来上がってから「思っていたのと違う」が減ります
- 最後の確認を人がするので、安心して使い始められます
- 作る前に手順を書いたことで、今の仕事の無駄にも気づけます
自分の会社で書き出してみてください
最近「こうなったらいいのに」と思った仕事を1つ選び、「誰が・何を見て・何を書いて・誰に渡すか」の形で書き出してみてください。
5行以上書ければ、画面の形にする材料はもうそろっています。
さいごに
何を作るかを決めることと、使う前に確かめることは、人の仕事です。組み立てる手のほうは、AIに任せられる時代になりました。「うちには作れない」は、もう理由になりにくくなっています。
今日の話は、デモの現場ボードで触れます。架空の会社のサンプルデータで、現場ごとに書類と進み具合がまとまっています。ログイン画面のボタンを押すだけで入れます。各画面にある「うちの場合はこうしたい」の欄から、自分の会社ならこうしたい、をそのまま送ることもできます。
デモ: https://demo.kit-kid.co.jp/?a=b05
書き出してみたけれど、どの1行から作ればいいか分からない、という方も、コメントかnoteのメッセージで気軽に聞いてください。
次回は、何から作るかの話です。一番紙が動いている場所から始める、という話を書きます。
コメント