こんにちは。
最近AIとお友達になってきた効率化大好き会社の営業です。
この記事の内容
- 見積の数字を契約書に写し直すと、写し間違いが生まれる
- 自分の会社の契約書で、見積から写した項目を数えてみる
- 見積から、そのまま契約書を起こすための3つの打ち手
- 見積と契約が、ひとつながりになるということ
「契約書の金額、見積と合ってる？」
見積が通って、いよいよ契約。契約書のひな形を開いて、見積を横に置き、工事名、工事の場所、工期、金額を1つずつ打ち込んでいく。打ち終わったら、見積と契約書を並べて、指でなぞって読み合わせる。
建設の会社でよく聞く流れです。丁寧な仕事ですが、同じことを二度書いています。そして二度書くと、どこかで1文字ずれます。
前回は、工事の種類で見積のひな形が変わる話を書きました。今回は、その見積が通ったあと、契約書を作る所の話です。
Before: 見積の数字を、契約書に写す
見積から契約書へ写すとき、間違いが起きやすいのは次のような所です。
- 金額の桁や、税込みと税抜きの取り違え
- 工期の日付の打ち間違い
- 見積を出し直したのに、古いほうの見積から写してしまう
どれも、写した人の不注意というより、写す手順があること自体が原因です。写す回数が1回あれば、間違える機会も1回あります。読み合わせで見つけられればまだよいほうで、見落とすと、お客さんに渡したあとで気づくことになります。
自分の会社で数えてみてください
最近結んだ契約書を1通出して、見積から写した項目に印を付けてみてください。工事名、場所、お客さんの名前、工期、金額、支払いの条件。たいてい6つ以上あるはずです。
その6つは、すでに見積に書いてあることです。毎月10件の契約があれば、月に60回以上、同じことを書き直している計算になります（6項目 × 10件 ＝ 60回）。
打ち手1: 見積から、そのまま契約書を起こす
効率化を頼まれた会社で作ったのは、通った見積の画面から、契約書を起こす形でした。起こした時点で、工事名や金額など、見積に書いてあることはもう入っています。
契約書を作る人がするのは、契約にしか無いことを足す所だけです。写す手順がないので、写し間違いも起きません。
打ち手2: 見積を出し直したら、新しい版から起こす
見積は、お客さんとのやりとりで何度か出し直すことがあります。紙やファイルだと、どれが最後の版か分からなくなりがちです。
画面の上で版を持っておけば、契約書は最後に通った版から起こせます。古い見積から写してしまう、という間違いの入り口をふさげます。
打ち手3: 契約書から、元の見積をたどれるようにする
起こした契約書には、どの見積から生まれたかを残しておきます。あとで「この金額、どこから来たの？」と聞かれたときに、ファイルを探さずに、元の見積をすぐ開けます。
ここまでやると、こう変わります
- 金額や日付の写し間違いが減ります
- 読み合わせの時間が短くなります
- 古い見積から契約書を作ってしまう心配がなくなります
- どの見積から生まれた契約か、あとから迷いません
さいごに
同じことを二度書かない。言葉にすると当たり前ですが、紙とファイルで仕事をしていると、二度書きは毎日の手順の中に自然に入りこんでいます。
ただ、契約書にどの項目を見積から引き継ぐか、支払いの条件をどう書くかは、会社ごとに違います。そこを決めるのは、実際に契約書を作っている人たちの話を聞いてからなので、まだ人の仕事です。
今日の話は、デモの契約の画面で触れます。架空の会社のサンプルデータで、見積から起こした契約書が見られます。ログイン画面のボタンを押すだけで入れます。各画面にある「うちの場合はこうしたい」の欄から、自分の会社ならこうしたい、をそのまま送ることもできます。
デモ: https://demo.kit-kid.co.jp/contracts/?a=b10
自分の会社の契約書で、見積から写している項目はいくつあったか。そんな話も、コメントかnoteのメッセージで気軽に聞いてください。
次回は、契約書を電子契約で結ぶまでの話を書きます。判子を押した紙が行ったり来たりする、あの往復の話です。
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