こんにちは。
最近AIとお友達になってきた効率化大好き会社の営業です。
この記事の内容
- 見積を前の工事から写すと、明細の抜けと紛れ込みが起きる
- 自分の会社の見積で、直した行を数えてみる
- 工事の種類を最初に選んで、明細のひな形を出す3つの打ち手
- 最初の形が合っていると、直す所が少なくなるということ
「この行、前の現場のが残ってない？」
新しい見積を作るとき、似た工事の見積を開いて、名前を付けて保存し直す。いらない行を消して、足りない行を足して、数字を打ち替える。
建設の会社でよく聞くやり方です。ゼロから作るより速いので、自然とこうなります。ただ、写した元が別の種類の工事だと、困ったことが起きます。
前回は、見積を作って社長の確認に回す話を書きました。今回はその手前、見積の明細をどう作り始めるかの話です。
Before: 前の見積を写して、消して、足す
建物の工事の見積を写して、外構の見積を作ったとします。すると、次の2つが起きやすくなります。
- 消し忘れ: 前の工事にしか要らない行が、そのまま残る
- 足し忘れ: 外構でいつも要る行が、元の見積に無いので抜ける
どちらも、作った人の不注意ではありません。写した元の形が、今回の工事に合っていないことが原因です。合っていない形から始めるので、直す所が多くなり、そのどこかで漏れが出ます。
自分の会社で数えてみてください
先月出した見積を3件選んで、写した元の見積と並べてみてください。消した行、足した行、数字を打ち替えた行に印を付けて、数を足します。
1件で10行を超えていたら、写した元の形が今回の工事に合っていません。行が多いほど、どこかで消し忘れや足し忘れが起きやすくなります。
打ち手1: 工事の種類を、最初に選ぶ
効率化を頼まれた会社で作ったのは、見積を作り始めるときに、まず工事の種類を選ぶ形でした。施工・外構・改修のように種類を選ぶと、その種類でいつも使う明細の並びが、ひな形として出てきます。
前の見積を探して開く手間がなくなります。どの見積を写すかで迷うこともありません。
打ち手2: ひな形は、会社のいつもの並びで作る
ひな形の中身は、その会社が実際に出してきた見積から決めます。外構ならいつもこの行がある、改修ならこの順番で並べる、という並びです。
既製品の見積ソフトにも、ひな形の仕組みはよくあります。ただ、行の並びや言い方が会社に合っていないと、結局は前の見積を写すほうに戻ってしまいます。だから、いつもの並びをそのまま形にします。
打ち手3: ひな形から始めて、その工事の分だけ直す
ひな形は、そのまま出すためのものではありません。最初の形を合わせておくためのものです。そこから、その工事だけの行を足したり、数量を入れたりします。
最初の形が合っていれば、直すのはその工事ならではの所だけになります。消す行がほとんど無いので、消し忘れも起きにくくなります。
ここまでやると、こう変わります
- 別の工事の明細が、紛れ込みにくくなります
- いつも要る行の抜けが減ります
- 見積を作り始めるまでの時間が短くなります
- 社長の確認で「この行は何？」と聞かれる回数が減ります
さいごに
見積の明細は、工事の種類ごとに形が違います。その違いを、人の記憶と注意で毎回合わせるより、最初に選ぶ形にしておくほうが確かです。
ただ、工事の種類をいくつに分けるか、ひな形にどの行を入れるかは、会社ごとに違います。そこを決めるのは、実際に見積を作っている人たちの話を聞いてからなので、まだ人の仕事です。
今日の話は、デモの見積の画面で触れます。架空の会社のサンプルデータで、工事の種類を選んで見積を作り始める所が見られます。ログイン画面のボタンを押すだけで入れます。各画面にある「うちの場合はこうしたい」の欄から、自分の会社ならこうしたい、をそのまま送ることもできます。
デモ: https://demo.kit-kid.co.jp/estimates/?a=b09
自分の会社なら工事の種類をいくつに分けるか。そんな話も、コメントかnoteのメッセージで気軽に聞いてください。
次回は、見積から契約書を起こす話を書きます。同じことを二度書かない、の続きです。
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