こんにちは。
最近AIとお友達になってきた効率化大好き会社の営業です。
この記事の内容
- 近隣への挨拶文は、前の現場の文を直して使うと、直し忘れが怖い
- 配る前の読み合わせに、何人の目を使っているかを数える
- 工期や場所を、現場に入っている値から入れる作り方
- 着工前の書類も、書類の鎖の上に乗せられる
「工事期間、去年の日付になってない？」
着工の1週間前。前の現場で配った挨拶文のファイルを、丸ごと複製する。工事期間を直し、場所を直し、担当者の名前と電話番号を直す。刷る前に、隣の席の人に「ちょっと読んで」と頼む。
挨拶文は、近所の人が最初に手にする会社の顔です。日付が1日違うだけで、問い合わせの電話が来ます。前の現場の住所が残っていたら、信用に関わります。
ここまでの回は、お客さんとやりとりする書類が中心でした。今回は、着工前に近所へ配る書類です。前回の工期の表に入っている日付を、そのまま使います。
Before: 前の挨拶文を、書き換えて使う
前の挨拶文を直して使うやり方は、速くて自然です。ただ、直す所は毎回同じです。
- 工事期間
- 工事場所
- 担当者と連絡先
どれも、その現場の情報としてはもう決まっています。決まっている値を、別の紙にもう一度打っている。だから直し忘れが起き、それを防ぐために読み合わせが要ります。
配る前に、何人で読んでいますか
前回配った挨拶文を思い出して、刷る前に目を通した人を数えてください。作った本人も1人と数えます。
2人以上で読んでいるなら、その挨拶文は「どこか間違っているかもしれない紙」として扱われています。人の目で防いでいる間違いは、作り方で防げる間違いです。
打ち手1: 現場の情報から、挨拶文を作る
上の画像は、実際のデモの近隣挨拶文の画面です。工期の画面で現場を開くと、その現場で直接作る書類として近隣挨拶文が出ます。開くと、工事期間は工期の開始日と完了予定日から、工事場所は現場の住所から、担当者は現場の担当から、最初から入っています。
人が入れるのは、現場の情報に無い施主の名前くらいです。
打ち手2: 会社のいつもの文面を、既定にする
挨拶の本文や工事時間、「日曜、祝日は休工致します」のような但し書きは、会社ごとに言い方があります。画面で文面を直して「いまの文面を既定にする」を押せば、次の現場からはその文面で始まります。
本文の中に施主・住所・工事期間・担当者の差し込み場所を置いておけば、刷るときにその現場の値に置き換わります。
打ち手3: 1枚に収めて、刷って配る
挨拶文は1枚で渡したいものです。文章が長すぎて1ページに収まらないときは、画面が知らせます。収まっていれば、印刷のボタンからPDFにして刷るだけです。
着工前の書類は、挨拶文だけではありません。作業員の名簿のような安全書類も、現場名・工期・場所を何度も書く点では同じです。デモにあるのは近隣挨拶文だけですが、同じ考え方で広げていけます。
ここまでやると、こう変わります
- 前の現場の日付や住所が残る心配がなくなります
- 読み合わせが、文面の中身を確かめる時間になります
- 担当が替わっても、同じ形の挨拶文が出せます
- 配る日の朝に、慌てて直すことがなくなります
さいごに
正直に書くと、この作り方が合わない現場もあります。大きな現場で説明会を開く場合や、町内会と細かい約束を交わす場合は、挨拶文を一から書くほうが合います。同じ形の挨拶文を毎回配る現場が多い会社ほど、効き目が大きくなります。
今日の話は、デモの工期の画面で触れます。架空の会社のサンプルデータで、現場を開くと近隣挨拶文を作れます。挨拶文に貼る地図を住所から取り直すボタンは、外のサービスにつながるので、デモでは押せません。ログイン画面のボタンを押すだけで入れます。各画面にある「うちの場合はこうしたい」の欄から、自分の会社ならこうしたい、をそのまま送ることもできます。
デモ: https://demo.kit-kid.co.jp/sites/?a=b16
自分の会社では、挨拶文を配る前に何人が目を通しているか。コメントかnoteのメッセージで気軽に聞いてください。
次回は、施工準備で決めた外注先と金額から、そのまま発注書を作る話を書きます。
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