こんにちは。
最近AIとお友達になってきた効率化大好き会社の営業です。
この記事の内容
- 予算は見積の中、実績は請求書と会計の中。比べるには、誰かが集めて打ち直すしかない
- 自分の会社で、いま動いている工事の予算と実績を並べられるか確かめてみる
- 予算は見積から、実績は会計から入れるための3つの打ち手
- 工事が終わってからではなく、途中でズレが分かるということ
「締めてみないと、分からない」
工事が終わって、請求書がそろって、月の締めが済む。そこで初めて、事務の人が表計算に数字を打ち込み、「この現場は予算より出ていました」と分かる。
建設の会社でよく聞く流れです。分かったときには、もう工事は終わっています。手の打ちようがありません。
前回は、着工前に外注先と実行予算を決める話を書きました。今回は、決めた予算と、実際に出ていったお金を並べて見る話です。
Before: 予算と実績が、別の場所にある
予算も実績も、数字としてはどこかにあります。困るのは、置き場所が別々なことです。
- 予算は見積の明細や、担当の表計算の中にある
- 実績は外注先の請求書と、会計ソフトの中にある
- 比べたいときは、誰かが両方を集めて、もう一度打ち込む
打ち直しには時間がかかるので、月に1回、ひどいときは工事が終わってから1回だけになります。打ち間違いも起きます。数字が合わないと、どちらが正しいのかを探すところから始まります。
自分の会社で確かめてみてください
いま動いている工事を1件選んで、予算と、今日までに払った額（払う予定の額も含めて）を工種ごとに並べてみてください。
かかった時間を測ります。書類を探して、電卓をたたいて、表にまとめるまでです。
30分を超えたら、その比べ方は月に1回が限界です。工事の途中でズレに気づくのは、まず無理だと考えてください。
打ち手1: 予算は、見積の明細から入れる
前回書いたとおり、実行予算は見積の明細を土台にして決めます。決めた予算は、そのまま比べる表の左の列に入ります。予算を別の表に写し直すことはしません。
打ち手2: 実績は、会計に入った数字から入れる
外注先の請求書は、どのみち会計ソフトに入れます。そのときに「どの現場の、どの工種か」を付けておけば、その数字が表の右の列に入ります。
実績のために、もう一度打つ所を作らないことが大事です。会計に入れる1回で済ませます。
打ち手3: 現場ごと、工種ごとに並べて見せる
左に予算、右に実績。工種ごとに並べて、差を出します。現場ごとの一覧にしておけば、どの現場が予算を超えそうかが一目で分かります。
見るのは、締めの後ではなく、普段の朝です。差が開き始めた工種があれば、担当に声をかけられます。
ここまでやると、こう変わります
- 予算と実績を比べるための打ち直しが、なくなります
- 工事の途中で、どの工種が予算を超えそうか分かります
- 数字が合わないときは、見積と会計のどちらを見ればいいかがはっきりします
- 終わった現場の差が、次の見積の参考になります
さいごに
並べる仕組みを作っても、差が出たときにどうするかを決めるのは人です。どれくらいの差なら声をかけるか、誰が見るか。そこは会社ごとに違うので、実際に現場と経理を回している人の話を聞いて決めます。
今日の話は、デモの施工準備の画面で触れます。架空の会社のサンプルデータで、実行予算が見積から作られる流れが見られます。ログイン画面のボタンを押すだけで入れます。各画面にある「うちの場合はこうしたい」の欄から、自分の会社ならこうしたい、をそのまま送ることもできます。
デモ: https://demo.kit-kid.co.jp/preparations/?a=b13
自分の会社では、予算と実績をいつ、誰が並べているか。そんな話も、コメントかnoteのメッセージで気軽に聞いてください。
次回は、ここまでの書類の回をふり返って、書類の「状態」を増やさない、という考え方の話を書きます。
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