こんにちは。
最近AIとお友達になってきた効率化大好き会社の営業です。
この記事の内容
- 発注と支払を紙で照らし合わせると、合わない1件を探すのに時間がかかる
- 支払の明細のうち、元の発注書を言えない行を数える
- 発注番号でつないで、発注と支払を並べる考え方
- 残りの支払が、現場ごとに見えてくる
机いっぱいに広げた、発注書と請求書
月末、外注先から届いた請求書と、こちらの発注書を机に並べる。この請求はどの発注の分か。前回までにいくら払ったか。電卓をたたいて、1件ずつ照らし合わせる。
合えば次へ。合わない1件が出ると、そこから長くなります。追加で頼んだ分か、前の月に払った分か、ただの打ち間違いか。
前回、支払通知は外注先ごとに月1通にまとまりました。ここでは、その支払が発注した額と合っているかを確かめます。
Before: 月末に、紙を並べて照らし合わせる
照らし合わせが大変になるのは、発注と支払をつなぐ印が無いからです。
- 支払の紙に、どの発注書の分かが書いていない
- 分けて払う工事だと、これまでの支払の合計がどこにも無い
- 追加の発注が別の紙になっていて、元の発注と結びつかない
つなぐ印が無いので、人が現場名と金額から推し量ってつなぎます。
支払の明細に、発注の番号はありますか
先月の支払の明細を出して、1行ずつ見てください。その行が、どの発注書の分かを番号で言えるか。言えない行に印を付けます。
印の付いた行が全体の1割を超えたら、照らし合わせは毎月、記憶と推測に頼っています。
打ち手1: 支払の明細に、発注番号を載せる
いちばんの土台は、つなぐ印を書類に入れておくことです。前回の支払通知の明細には、現場の名前の横に発注番号が載っています。デモで見られるのは、ここまでです。
番号があれば、どの支払がどの発注の分かを、人が推し量らなくて済みます。
打ち手2: 発注した額と、払う額を並べる
ここから先は、こんな形も考えています。発注番号ごとに、発注した額、これまでに払った額、今回払う額を1行に並べる。発注した額を超えて払おうとしている行や、完了したのに払っていない行だけを目立たせます。
全部の行を照らし合わせるのではなく、合わない行だけを見る。月末の作業が、確かめるだけになります。
打ち手3: 残りの支払を、現場ごとに出す
分けて払う工事なら、発注した額からこれまでの支払を引いた残りが、あといくら払うかです。現場ごとにこの残りを出しておけば、来月の支払の見込みも立ちます。
第17回で書いた差額だけの発注書も、元の発注と並べて数えれば、追加分が宙に浮きません。
ここまでやると、こう変わります
- 照らし合わせが、合わない行を見るだけになります
- 発注した額を超える支払に、払う前に気づけます
- 完了したのに払っていない発注が残りません
- あといくら払うかが、現場ごとに分かります
さいごに
この並べ方が向かない支払もあります。来た人数と日数で払う常用の仕事や、単価だけ決めて量はあとで決まる仕事です。発注した額が先に無いので、並べる相手がありません。そういう支払は、日ごとの記録と単価で確かめるほうが合います。
今日の話は、デモの支払通知の画面で触れます。架空の会社のサンプルデータで、支払通知の明細に発注番号が載っている所が見られます。発注した額と払う額を並べる画面は、まだデモにはありません。ログイン画面のボタンを押すだけで入れます。各画面にある「うちの場合はこうしたい」の欄から、自分の会社ならこうしたい、をそのまま送ることもできます。
デモ: https://demo.kit-kid.co.jp/payments/?a=b20
自分の会社では、月末の照らし合わせに何時間かかっているか。コメントかnoteのメッセージで気軽に聞いてください。
次回は、工事の途中で増えた追加・変更を、口約束で終わらせずに書類へ戻す話を書きます。
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