こんにちは。
最近AIとお友達になってきた効率化大好き会社の営業です。
この記事の内容
- 現場が終わったことが経理に伝わらないと、請求が漏れる
- 先月終わった現場と、出した請求書の数を並べる
- 「完了」を押すと請求の一覧に入る、という作り方
- 現場の終わりが、お金の始まりにつながる
終わった現場は、誰が経理に伝えていますか
工事が終わると、担当は次の現場へ移ります。片付け、引き渡し、お客さんへのあいさつ。経理に「終わりました」と伝えるのは、その全部が済んだあと。忙しい月は、伝えること自体を忘れます。
経理は、聞いていない現場の請求書は作れません。お客さんの側から催促が来ることもまずありません。気づくのは、決算の前だったりします。
第15回で、受注と施工中は日付で決まる、と書きました。完了は違います。工事が終わったかどうかは、日付ではなく、現場を見た人が決めることです。だからここだけは、人が押すボタンにしてあります。
Before: 終わった現場の請求を、忘れる
完了の伝わり方は、たいていこうです。
- 決まった手段がなく、口頭やチャットで流れていく
- 経理は、終わった現場の一覧を持っていない
- 請求が遅れても、誰も気づかない
請求の漏れは、そのまま入金の漏れです。工事は終わっているのに、お金が入ってきません。
終わった現場と、出した請求書の数を並べる
先月終わった現場の数を数えてください。次に、その現場について出した請求書の数を数えます。
請求書のほうが少なければ、どこかで「終わった」が経理に届いていません。足りない分の理由が「金額がまだ決まっていない」なら、それも書き出しておきます。
打ち手1: 現場が終わったら、完了を押す
上の画像は、実際のデモの工期画面で、現場の詳細です。工事が終わったら、工程・ステータスの欄にある「完了」を押します。確認が出て、その現場は工期の表から外れます。
同じ画面の関連書類には、契約書・発注書・支払通知書・請求書の状態が並んでいます。完了を押す前に、この現場の書類がどこまで進んだかも確かめられます。
打ち手2: 完了した現場だけが、請求の一覧に並ぶ
完了にした現場は、請求の画面に「工事完了」として並びます。請求書を作る対象は、完了した現場だけです。経理はこの一覧を上から片付けていけば、請求の漏れが起きません。
同じ1回で、第19回の支払通知にも、その現場の発注の分が入ります。請求する側と払う側が、同じ「完了」から動き出します。
打ち手3: 押し間違えたら、取り消せる
手直しが残っていたのに押してしまった。そういうときは「完了を取り消す」で、工期の表に戻せます。押すのが怖いボタンにしないことも、押し忘れを減らすことにつながります。
お客さんに渡す完了報告書は、まだこれからです。完了を押したところから報告書へつながる形を考えています。
ここまでやると、こう変わります
- 「終わりました」の連絡が、ボタン1つになります
- 経理は、請求すべき現場を一覧で受け取れます
- 外注先への支払通知も、同じ完了から動きます
- 工期の表に、進行中の現場だけが残ります
さいごに
日付で動く第15回の状態と、今日の完了のボタン。第14回の「押すのは人が決めた時だけ」は、工期の画面ではこの2つに分かれています。完了から並んだ現場は、次の回で請求書になります。
今日の話は、デモの工期の画面で触れます。架空の会社のサンプルデータで、現場を開くと、書類の状態と「完了」のボタンが並んでいます。ログイン画面のボタンを押すだけで入れます。各画面にある「うちの場合はこうしたい」の欄から、自分の会社ならこうしたい、をそのまま送ることもできます。
デモ: https://demo.kit-kid.co.jp/sites/?a=b24
自分の会社では、工事が終わったことを、誰がどうやって経理に伝えているか。コメントかnoteのメッセージで気軽に聞いてください。
次回は、完了した現場から請求書を作る話を書きます。
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