こんにちは。
最近AIとお友達になってきた効率化大好き会社の営業です。
この記事の内容
- 請求書を作るたびに、契約書や見積を探して金額と宛名を打ち直す
- 請求書1通のために開く書類の種類を数える
- 完了した現場から、請求書を起こす作り方
- 月末の請求が、作る時間から確かめる時間に変わる
月末の請求は、探すところから始まる
請求の締め日。請求書のひな形を開く前に、まず書類を集める。契約書で金額を見て、見積で工事の名前を見て、お客さんの宛名は前の請求書から写す。途中で追加があった現場は、担当に聞きに行く。
1通の請求書のために何か所も開いて、同じことをもう一度打つ。第10回で書いた見積から契約書への写しと同じことが、請求でも起きています。
前回の「完了」で、現場は請求の一覧に並びました。今回は、そこから請求書を作ります。
Before: 請求書のために、書類を探し回る
集めて打つ請求書では、こんなずれが起きます。
- 宛名の正式な名前が、どの書類のものが正しいか分からない
- 請負の金額を、契約書から写し間違える
- 工事の名前が、見積と請求で少しずつ違う
どれも、請求書が前の書類とつながっていないところから起きます。人が集めて、つなぎ直しています。
請求書1通のために、何種類の書類を開くか
先月の請求書を1通選んで、作るときに開いた書類を思い出してください。契約書、見積書、前の請求書、担当のメモ、メール。種類で数えます。
3種類を超えていたら、請求書の中身は、前の書類から流れてきていません。
打ち手1: 完了した現場から、請求書を起こす
上の画像は、実際のデモの請求の画面です。完了にした現場を選ぶと、請求書の形で中身が出ます。工事の名前、工事の場所、工期の完了日、請負の金額、宛先のお客様名は、もう入っています。宛先は、施工準備で入れたお客様名です。
打ち手2: 人が入れるのは、日付とメモだけ
請求書を作る人が入れるのは、発行日と支払期限、必要ならメモです。請求書の番号は、保存すると振られます。中身を確かめて「請求書作成」を押すと、その請求は「送信済」へ移ります。
途中の追加分は、第21回で書いたように変更を元の契約にぶら下げておけば、請求の金額にも乗せられます。ここはまだ考えている段階です。
打ち手3: 正式な請求書は、会計ソフトで作る
請求書を出すのは、多くの会社で会計ソフトの役目です。会計ソフトとつながっていれば、この画面から会計ソフトに請求書の下書きを作ったり、すでにある請求書を探して紐づけたりできます。デモは外のサービスにつながらないので、この2つのボタンは見えていても押せません。
ここまでやると、こう変わります
- 請求書を作る前の、書類集めがなくなります
- 金額や宛名の写し間違いが減ります
- 請求の締め日が、作る日から確かめる日に変わります
- どの現場の請求が済んだかが、一覧で分かります
さいごに
請求の締め日の夕方、机の上に契約書と見積と前の請求書が広がっているか、画面に完了した現場が並んでいるか。違いは、請求書を作るときに「探す」が入るかどうかです。
今日の話は、デモの請求の画面で触れます。架空の会社のサンプルデータで、工事が終わって請求を待つ現場が2つと、送信済・入金完了の請求書が入っています。ログイン画面のボタンを押すだけで入れます。各画面にある「うちの場合はこうしたい」の欄から、自分の会社ならこうしたい、をそのまま送ることもできます。
デモ: https://demo.kit-kid.co.jp/invoices/?a=b25
自分の会社では、請求書の宛名をどの書類から写しているか。コメントかnoteのメッセージで気軽に聞いてください。
次回は、請求したあと、入金まで同じ画面で追う話を書きます。
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