こんにちは。
最近AIとお友達になってきた効率化大好き会社の営業です。
この記事の内容
- 発注書を送っても、請書が戻らないと工事の約束が宙に浮く
- 先月、請書の催促を何回したかを数える
- 発注書も電子契約で送るための3つの打ち手
- 誰が受けたかが、一覧で分かる
朝いちばんの電話が、催促から始まる
発注書を2部刷って、判子を押して郵送する。外注先は1部に判子を押して、請書として送り返す。ところが、現場が始まっても請書が戻ってこない。事務の人の朝は、「請書、送っていただけましたか」の電話から始まります。
外注先にも悪気はありません。職人の会社は、昼間は事務所に人がいないことが多く、書類は後回しになりがちです。
お客さんとの契約書は、第11回で電子契約にしました。前回作った外注先への発注書も、同じ道を通せます。
Before: 請書が、戻ってこない
請書が戻らないと、困ることが3つあります。
- 頼んだ内容で受けてもらえたのか、確かめようがない
- 金額や工期の食い違いに、工事が始まってから気づく
- どの外注先の請書がまだかを、事務の人が頭で覚えている
紙の往復は、こちらからは途中が見えません。見えないので、電話で聞くしかありません。
請書の催促は、先月何回でしたか
先月1か月で、請書を催促した電話とメールを数えてください。同じ外注先に2回連絡したら、2回と数えます。
5回を超えていたら、請書を待つことが、事務の人の決まった仕事の1つになっています。
打ち手1: 発注書を、電子契約で送る
上の画像は、実際のデモの発注画面で、送ったあとの発注書です。発注書は「発注書兼発注請書」の形にしてあり、注文と請けが1枚に入っています。電子契約で送ると、外注先は届いた知らせから書類を開き、内容を見て承諾します。その承諾が、そのまま請書になります。
刷る、判子を押す、封筒に入れる、送り返してもらう。この往復がなくなります。
打ち手2: 宛先は、押す前に画面で見せる
電子契約は、押せばすぐ相手に届きます。だから送る前に、誰あてに送るかを画面に出して確かめる形にしてあります。下書きのあいだは、外には何も出ません。
前回書いたとおり、中身は施工準備から入っています。送る前に人が確かめるのは、宛先と、その外注先にしか無いことだけです。
打ち手3: 受けた・まだを、一覧で分ける
発注の画面は、作成中・送信済・締結済・却下に分かれています。外注先が承諾すれば締結済へ移ります。この状態は電子契約のサービスから取り込むので、事務の人が押して切り替えることはありません。第14回で書いた、事実で決まる状態です。
送信済に残っているものだけが、まだ請書が戻っていない発注書です。声をかけるなら、そこだけ見れば足ります。
ここまでやると、こう変わります
- 請書の催促の電話が減ります
- 刷る・押す・郵送する手間がなくなります
- どの外注先が受けたかが、一覧で分かります
- 承諾されたかどうかが、工期の画面の現場からも分かります
さいごに
外注先10社に発注すれば、紙の郵便は行きと帰りで20通です（10社 × 2通 ＝ 20通）。電子契約なら、こちらの送信10回で済みます。帰りの10通を待つ日と、その間の催促が、まるごと消えます。
今日の話は、デモの発注の画面で触れます。架空の会社のサンプルデータで、送信済の発注書と、送ったあとの記録が見られます。電子契約で送るボタンは画面に見えていますが、外のサービスにつながるため、デモでは押せないようにしてあります。ログイン画面のボタンを押すだけで入れます。各画面にある「うちの場合はこうしたい」の欄から、自分の会社ならこうしたい、をそのまま送ることもできます。
デモ: https://demo.kit-kid.co.jp/orders/?a=b18
自分の会社では、請書をきちんと受け取れているか。戻るまでに何日かかっているか。コメントかnoteのメッセージで気軽に聞いてください。
次回は、外注先への支払通知を、月ごとに1通にまとめる話を書きます。
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