こんにちは。
最近AIとお友達になってきた効率化大好き会社の営業です。
この記事の内容
- 工事の途中の追加・変更は、メモと電話で増えていく
- 最近の現場で、書面の残っていない追加を数える
- 変更を元の契約にぶら下げて残す、という考え
- 元の額と変更の積み上げが、最後の請求で合う
「ついでに、ここもお願いできる？」
工事の途中で、お客さんから声がかかる。棚を1枚足したい、床の色を変えたい。現場の担当は「やっておきます」と答え、金額はあとで、となる。こういう頼まれごとは、工事中に何度も起きます。
1つ1つは小さな話です。困るのは、最後の請求のときです。
これまでの回は、見積から契約、発注、支払と、書類を前から順につないできました。今回は、契約を結んだあとで中身が変わったときの話です。デモにはまだ無い機能です。こんなことも考えています、という話として読んでください。
Before: 追加・変更が、メモと電話で増える
追加や変更は、たいていこう残ります。
- 頼まれた日と内容が、現場の担当の手帳にしかない
- 金額を伝えたかどうかが、はっきりしない
- 最後の請求で、元の契約の額に何を足したかを説明できない
お客さんは「サービスだと思っていた」。こちらは「伝えたはず」。どちらも嘘ではないので、揉めると長引きます。
書面の無い追加工事は、いくつありましたか
最近終わった現場を1件選んで、契約のあとに増えた・変わった工事を書き出してください。そのうち、金額をお客さんに書面で伝えたものに丸を付けます。メールでも書面と数えます。
丸の付かないものが2件以上なら、最後の請求は、お互いの記憶の突き合わせになります。
打ち手1: 変わったことは、その日のうちに現場に残す
頼まれた日、内容、だいたいの金額。現場の担当が、その日のうちにその現場へ書き残します。正式な書類にする前の控えです。
あとで思い出して書くのではなく、頼まれたその日に残す。これだけで、最後の請求の材料がそろい始めます。
打ち手2: 変更は、元の契約にぶら下げる
控えがたまったら、変更の契約書にします。このとき、新しい契約書を一から作るのではなく、元の契約の下にぶら下げます。何が、いくら変わったか。元の契約から見て、変更が何本あるかが分かる形です。
外注先への発注書では、第17回で書いたとおり、送ったあとに金額が変われば差額だけの発注書を作るようにしてあります。お客さんとの契約も、同じ考え方で変更を積み上げます。
打ち手3: 請求は、元の額と変更の合計から作る
最後の請求額は、元の契約の額に、ぶら下がった変更の額を足したものです。請求書を作るときに、変更をあちこちから探して集める必要がありません。
ここまでやると、こう変わります
- 追加・変更が、頼まれた日から書類の上に残ります
- 最後の請求額を、元の額と変更の足し算で説明できます
- 現場の担当が替わっても、何を頼まれたかが分かります
- 「サービスだと思っていた」の行き違いが減ります
さいごに
「ついでに、ここも」と声をかけられた、あの場面に戻ります。担当が「やっておきます」のあとに、ひと言「金額はあとで書面でお送りします」と添えられるか。その書面を、その日のうちに現場へ残せるか。仕組みの出来より、そこが分かれ目です。
今日の話は、デモの契約の画面で、元になる契約書が見積とつながっている様子を見てください。架空の会社のサンプルデータです。変更契約の機能は、まだデモにはありません。ログイン画面のボタンを押すだけで入れます。各画面にある「うちの場合はこうしたい」の欄から、自分の会社ならこうしたい、をそのまま送ることもできます。
デモ: https://demo.kit-kid.co.jp/contracts/?a=b21
自分の会社では、工事中に頼まれた追加を、どこに書き残しているか。コメントかnoteのメッセージで気軽に聞いてください。
次回は、出面表で、職人の人件費を現場ごとに残す話を書きます。
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