こんにちは。
最近AIとお友達になってきた効率化大好き会社の営業です。
この記事の内容
- 出面を紙と記憶で集めると、月末にどの現場の人件費か分からなくなる
- 先週の出面を、何も見ずに書けるか試す
- 現場と日付の表に、出た日を付けていくやり方
- 現場ごとの人件費が、月末を待たずにたまっていく
月末、カレンダーの書き込みを頼りに
月末になると、職人一人ひとりに「今月どこに何日出た？」と聞いて回る。カレンダーの書き込み、日報の束、本人の記憶。集めた日数を現場ごとに振り分けて、表計算に打ち込む。
人件費は、外注費と並んで現場の原価の大きな柱です。それなのに、どの現場にいくらかかったかが分かるのは、月が終わってから。それも、思い出せた分だけです。
外注先への発注と支払の話は、前々回で一区切りしました。今回は、自社の職人が現場に出た分、人件費の話です。
Before: 出面は、紙と記憶で集める
出面の集め方は、たいてい「人ごと」です。
- 人ごとに記録が分かれていて、現場から見た合計が無い
- 半日だけ別の現場に回った日が、どちらかに寄せられる
- 月末にまとめて思い出すので、抜けと重なりが出る
人ごとに集めた数字を現場ごとの数字にするには、もう一度並べ替える手間がかかります。その並べ替えが、月末に集まります。
先週の出面を、何も見ずに書けますか
紙を1枚用意して、横に先週の月曜から土曜、縦に自社の職人の名前を書いてください。誰がどの現場に出たかを、カレンダーも日報も見ずに埋めます。
埋まらない空欄が5マスを超えたら、月末の集計は、記憶ではなく推測になっています。
打ち手1: 現場と日付の表に、出た日を付ける
上の画像は、実際のデモの現場経費の画面で、出面表のタブです。最初に現場を選ぶと工期が入り、縦に職人、横に日付の表が出ます。出た日のマスを押して全日か半日を選び、最後に保存します。
効率化を頼まれた会社では、人ごとに聞いて回るのをやめ、現場の側から「この日は誰が来たか」を付ける形にしました。
打ち手2: 金額は日当から入り、その日の値で残る
マスを付けると、その人の日当が金額として入ります。半日なら日当の半分です。あとで日当を変えても、もう付けた日の金額は動きません。その日の金額が、記録として残ります。
打ち手3: 一度保存したマスは、二重に数えない
保存したマスには鍵の印が付き、表示だけになります。同じ人の同じ日を、同じ現場に2回入れることもできない作りです。月末に足してみたら、同じ日が2回数えられていた、ということが起きません。
ここまでやると、こう変わります
- 現場ごとの人件費が、付けた日から見えます
- 月末の聞き取りが要らなくなります
- 半日だけの応援も、出た現場に正しく残ります
- 工期の画面からも、その現場に何日分入っているかが分かります
さいごに
毎日付ければ、1日5マスです。月末にまとめて思い出すなら、職人5人の会社でおよそ130マスになります（5人 × 26日 ＝ 130マス）。同じ出面でも、付ける時期で手間の重さがここまで変わります。
今日の話は、デモの現場経費の画面で触れます。架空の会社のサンプルデータで、職人の出面がいくつかの現場に入っています。ログイン画面のボタンを押すだけで入れます。各画面にある「うちの場合はこうしたい」の欄から、自分の会社ならこうしたい、をそのまま送ることもできます。
デモ: https://demo.kit-kid.co.jp/daily-reports/?a=b22
自分の会社では、出面を誰が、いつ集めているか。コメントかnoteのメッセージで気軽に聞いてください。
次回は、現場で使った経費を、その日のうちに現場へ入れる話を書きます。
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