こんにちは。
最近AIとお友達になってきた効率化大好き会社の営業です。
この記事の内容
- 現場で使った経費は、領収書のまま財布にたまる
- 手元の領収書を、現場ごとに分けられるか試す
- 使った日に、現場を選んで入れる打ち手
- 経費が、月末を待たずに現場の原価に乗る
「このガソリン代、どの現場だっけ」
月末、財布や車のダッシュボードから領収書の束が出てくる。ガソリン、駐車場、処分場の受付、ホームセンター。日付は印字されていても、どの現場のために使ったかは書いていない。
出面と同じで、これも月末に思い出す仕事です。思い出せない分は、どこかの現場に寄せるか、会社全体の経費になります。
出面表と同じ画面に、経費のタブがあります。今回は、そちらの話です。
Before: 領収書が、財布にたまる
月末にまとめて入れると、次の3つが重なります。
- 領収書に、現場の名前が書いていない
- 現場ごとに分ける手間が、月末の1日に集まる
- 分けられなかった経費は、現場の原価から抜け落ちる
抜け落ちた分だけ、現場の数字が実際より良く見えてしまいます。
財布の領収書を、現場ごとに分けてみる
いま財布やかばんにある領収書を、全部出してください。1枚ずつ、どの現場で使ったかで分けます。分けられない領収書は脇に置きます。
脇に置いた束が全体の半分を超えたら、その経費は、月末にはもう現場へ戻せません。
打ち手1: 使った日に、現場を選んで入れる
上の画像は、実際のデモの現場経費の画面で、経費のタブです。現場を選んでから、発生日・支払先・金額・カテゴリを入れて追加します。カテゴリは、処分費・車両費・燃料費のように会社で使っている分け方から選びます。
前に開いた現場は画面が覚えているので、同じ現場の経費を続けて入れるときに選び直す必要はありません。
領収書の写真を一緒に残す形も考えていますが、デモのこの画面にはまだありません。レシートの写真の話は、第5章で書きます。
打ち手2: 税込で入れて、税抜は1件ずつ出す
領収書に書いてあるのは税込の金額です。入れるのも税込にして、税抜は仕組みが1件ずつ出します。合計から一度に割り戻すと、1件ずつ足した数字と数円ずれることがあります。画面の足し算が合うほうを選んでいます。
打ち手3: 入れたその場で、現場の合計に並ぶ
追加した経費は、その現場の経費の一覧にすぐ並び、件数と合計が出ます。カテゴリごとの合計も並ぶので、「この現場は処分費がかさんでいる」といったことが、月末を待たずに分かります。
ここまでやると、こう変わります
- どの現場の経費かを、月末に思い出さなくて済みます
- 使った経費が、その日のうちに現場の数字に入ります
- 分けられずに会社全体の経費になる分が減ります
- 何にお金がかかっている現場かが、早めに分かります
さいごに
今日から始められることがあります。領収書を受け取ったその場で、裏に現場の名前を1行書くことです。仕組みがなくても始められます。それすら面倒だと感じたら、その1行を画面の1回に置き換える番です。
今日の話は、デモの現場経費の画面で触れます。架空の会社のサンプルデータで、現場ごとの経費がいくつか入っています。ログイン画面のボタンを押すだけで入れます。各画面にある「うちの場合はこうしたい」の欄から、自分の会社ならこうしたい、をそのまま送ることもできます。
デモ: https://demo.kit-kid.co.jp/daily-reports/?a=b23
自分の会社では、現場の経費を誰が、いつ現場ごとに分けているか。コメントかnoteのメッセージで気軽に聞いてください。
次回は、現場が終わったら「完了」を押し、それで請求へ回る話を書きます。
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