こんにちは。
最近AIとお友達になってきた効率化大好き会社の営業です。
この記事の内容
- 「全部まとめたい」と始めると、どれも終わらないまま止まりやすい
- 最初に作るのは、一番紙が動いている場所
- 一枚の紙の通り道を追いかけて、つなぐ3つの打ち手
- 自分の会社で「紙が一番動く場所」を数えるやり方
「どうせなら、全部まとめたい」
仕組みを作ると決めたら、見積も、請求も、現場の写真も、工程の表も、全部1つにまとめたくなります。せっかくやるなら、という気持ちはよく分かります。ところが、あれもこれもと話しているうちに、半年たっても何も使えていない。効率化の相談を受けていると、こういう話をよく聞きます。
前回は、何を作るかを決めるのは人、組み立てる手はAI、という話を書きました。今回は、何から作るかを考えます。
Before: 全部作ろうとすると、始まらない
全部を一度に作ろうとすると、決めることが一気に増えます。見積の欄、請求の欄、写真の分け方、工程の書き方。どれも大事なので、話がまとまりません。
しかも、どこから手を付けても「あれもまだ」と感じます。使い始める日が来ないまま、紙と表計算の毎日が続きます。
作る順番を、欲しい機能の多さで決めないことです。決めるのは、紙がどれだけ動いているかです。
打ち手1: 紙が一番動いている場所を探す
まず、社内でよく行き来している紙を挙げます。注文の控え、現場からの報告、請求のための集計など。
その中から、一番回数が多く、一番多くの人の手を通る紙を選びます。たくさん動いている紙ほど、書き写しや渡し忘れも多く起きています。仕組みにしたときに、楽になる人も一番多くなります。
打ち手2: 一枚の紙が通る道を、追いかける
選んだ紙を1枚決めて、最初に書かれてから最後にしまわれるまでを追いかけます。見るのは3つです。
- 誰が書いているか
- 誰が、別の紙や表に写しているか
- 誰が確認しているか
たいてい、どこかで同じことを書き写しています。現場で書いた数字を、事務所で表に打ち直す。その表を見て、また請求の書類に書く。この「写す」ところが、最初に仕組みにする場所です。
打ち手3: ひとつの流れを、最後までつないでから広げる
作るときは、選んだ1枚の流れを最後までつなぎます。途中までの仕組みだと、結局どこかで紙に戻り、二度書きが残るからです。
1本の流れが毎日回るようになったら、その隣の書類へ広げます。こんなことも考えています。見積から請求、入金まで、書類どうしを順番につないでいく形です。
ここまでやると、こう変わります
- 作り始めてから、使い始めるまでが短くなります
- 一番多い書き写しが、最初に消えます
- 楽になったことを社内で実感できるので、次の書類にも手を付けやすくなります
- 「全部まとめたい」の中身が、作る順番として並びます
自分の会社で数えてみてください
先月よく使った書類を1つ選び、その1枚が「何人の手を通るか」と「何回書き写されるか」を数えてみてください。
書き写しが2回以上あれば、そこが最初に作る場所です。
さいごに
全部を一度に作ろうとすると、何も始まりません。小さく、でも1本の流れは最後まで。これが、作り始めて止まらないための順番です。
どの紙が一番動いているかは、外からは見えません。毎日その紙を回している人に聞かないと分からないので、そこはまだ、人の仕事です。
今日の話は、デモの現場ボードで触れます。架空の会社のサンプルデータで、現場ごとに書類と進み具合がまとまっています。ログイン画面のボタンを押すだけで入れます。各画面にある「うちの場合はこうしたい」の欄から、自分の会社ならこうしたい、をそのまま送ることもできます。
デモ: https://demo.kit-kid.co.jp/?a=b06
数えてみたら、一番動いていたのはどの書類だったか。そんな話も、コメントかnoteのメッセージで気軽に聞いてください。
次回からは第2章です。見積から入金まで、書類は1本の鎖になっている、という地図の話から始めます。
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