こんにちは。
最近AIとお友達になってきた効率化大好き会社の営業です。
この記事の内容
- 施工準備で決めた外注先と金額を、発注書でもう一度打っている
- 発注書と予算の表を重ねて、食い違いを探してみる
- 施工準備の行から発注書を起こすための打ち手を3つ
- 予算と発注が、同じ値から作られる
発注書の金額は、どこから来ていますか
着工前に、外注先と金額は決まっています。第12回で書いた施工準備です。ところが発注書を作る段になると、発注書のひな形を開いて、外注先の名前と金額をもう一度打ちます。
打つときに、決めた予算の表を見ているとは限りません。電話で聞いた金額のメモや、外注先から来た見積書を見て打つこともあります。こうして、予算の表と発注書の金額が、少しずつ離れていきます。
前回は近所へ配る書類でした。今回は、外注先へ出す書類です。
Before: 決めた内容を、発注書に書き直す
発注書に書く中身は、ほとんどが施工準備で決めたことです。
- 外注先の名前
- 頼む金額
- 工期
- 支払の条件
書き直すと、2つのことが起きます。打ち間違いで、予算と違う金額の発注書が出る。そして、予算の表と発注書のどちらが正しいのか分からなくなる。第13回で書いた予算と実績の比べ方も、土台の予算がずれていては役に立ちません。
発注書と予算の表を、1枚ずつ重ねる
先月出した発注書を5枚選んで、その現場の予算の表と並べてください。外注先ごとに、発注書の金額と予算の金額を比べます。
違っているものがあったら、その理由を言えるか確かめます。理由を言えない違いが1枚でもあれば、発注書は予算とは別に作られています。
打ち手1: 施工準備の行から、発注書を起こす
上の画像は、実際のデモの発注画面です。施工準備を登録すると、外注先ごとに発注書が「作成中」でできあがります。外注先の名前、金額、工期には、施工準備で決めた値がそのまま入っています。支払の条件は、外注先の登録から入ります。
発注書のために、外注先と金額を打つことはありません。
打ち手2: 足すのは、担当の範囲と明細だけ
発注書を作る人がするのは、その外注先に頼む工事の範囲を書き、必要なら明細を分けることです。明細を分けるときも、予算の金額から始めて分けていきます。
ゼロから打つのではなく、入っている値を確かめて足す。作る人の仕事が、確かめる側に寄ります。
打ち手3: 送ったあとに予算が変わったら、差額だけを出す
着工してから、頼む量が増えることもあります。施工準備の予算を直したとき、まだ送っていない発注書は、金額が予算に合わせて直ります。
送ったあとの発注書は書き換えません。保存する前に、送った発注書と金額が違うことを知らせ、差額だけの発注書を新しく作ります。外注先に一度渡した書類はそのまま残り、変わった分は別の1枚で渡す。あとから見ても、何がいつ変わったかが分かります。
ここまでやると、こう変わります
- 発注書の金額が、予算と食い違わなくなります
- 外注先の名前を打ち間違えなくなります
- 予算を直したとき、どの発注書に響くかが分かります
- 予算と実績を比べるときの土台がずれません
さいごに
見積から契約書、契約から施工準備、施工準備から発注書。第10回からここまで、前の書類の値を次へ渡すことを続けてきました。発注書ができたら、次は外注先に渡して、受けてもらう番です。
今日の話は、デモの発注の画面で触れます。架空の会社のサンプルデータで、施工準備から起こした発注書が、作成中と送信済に分かれて並んでいます。ログイン画面のボタンを押すだけで入れます。各画面にある「うちの場合はこうしたい」の欄から、自分の会社ならこうしたい、をそのまま送ることもできます。
デモ: https://demo.kit-kid.co.jp/orders/?a=b17
自分の会社では、発注書の金額をどの紙を見て打っているか。コメントかnoteのメッセージで気軽に聞いてください。
次回は、作った発注書を電子契約で送り、請書を画面で受け取る話を書きます。
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