こんにちは。
最近AIとお友達になってきた効率化大好き会社の営業です。
この記事の内容
- 第2章でつないだ書類の鎖を、見積から入金までふり返る
- 書類を作っている道具の数を数えてみる
- 自分の会社の二度書きを、指で辿って見つける方法
- 次の第3章は、言葉と情報を1つにする話
22本でつないだ、見積から入金まで
第7回で描いた「書類は1本の鎖」という地図から、この回まで22本。前から順に、1つずつつないできました。
- 見積の社長確認と、明細のひな形（第8・9回）
- 見積から契約書を起こし、電子契約で結ぶ（第10・11回）
- 外注先と予算を決め、実績と比べる（第12・13回）
- 書類の状態は増やさない（第14回）
- 工期の表と、近隣への挨拶文（第15・16回）
- 発注書、請書、支払通知、その突き合わせ（第17〜20回）
- 変更契約、出面、現場の経費（第21〜23回）
- 完了、請求、入金、引き渡しのあと（第24〜27回）
Before: 同じことを、何度も書いていた
ふり返ると、どの回のBeforeもほとんど同じ形でした。前の書類にもう書いてあることを、次の書類でもう一度打つ。現場名、お客さん、金額、工期。書類が変わるたびに、この4つを打ち直していました。
打ち直しが重なるほど、どの書類の値が正しいのかが分からなくなります。
書類を作る道具を、数えてみる
見積書、契約書、工期の表、発注書、支払通知、請求書。自分の会社でそれぞれを何で作っているかを、横に書いてください。表計算、ワープロ、手書き、会計ソフト、専用のソフト。
道具が4つ以上に分かれていたら、鎖は道具の境目ごとに切れています。境目の数だけ、打ち直しが起きています。
打ち手1: 二度書きを、指で辿って数える
どこから手を付けるかは、数えれば決まります。最近終わった現場を1つ選び、見積から入金までの書類を日付の順に机に並べます。
1. 紙の左に、書類の名前を上から順に書く
2. 横に、現場名・お客さん・金額・工期の4つの欄を作る
3. 書類を1枚ずつ指で辿り、前の書類を見ながらもう一度打った欄に印を付ける
印がいちばん多い書類の手前から、つなぎ始めます。全部を一度につなぐ必要はありません。
この数え方を、印を付けるだけの表にしたチェックシートを置いておきます。書類10種類が並んでいて、合計の見方も付いています（PDF・2ページ）。
チェックシート: https://kit-kid.co.jp/wp-content/uploads/2026/10/nidogaki-checksheet.pdf
打ち手2: つなぐときは、前の書類から起こす
つなぎ方は、この章で何度も書いたとおりです。次の書類を、前の書類から起こす。人が打つのは、その書類にしか無いことだけにする。印の付いた欄が、1つずつ消えていきます。
打ち手3: 状態は増やさず、押すのは人が決めた時だけ
もう1つは、第14回の考え方です。日付や金額で分かる状態は、仕組みに決めさせる。人が押すのは、工事の完了のように、人が見て決めることだけにする。ボタンが少ないほど、押し忘れも減ります。
ここまでやると、こう変わります
- 一度入れた値が、見積から入金まで流れます
- 二度書きの分だけ、写し間違いの入口が減ります
- 現場ごとに、鎖のどこまで進んだかが見えます
- 止まっている所が、人に聞かなくても分かります
さいごに
鎖をつなぐと、次の壁が見えてきます。同じ現場が、見積では「○○様邸」、工期の表では「○○邸 新築」、会計ソフトではまた別の名前。値は流れても、呼び名がばらばらだと、つながっているかどうかを人が確かめることになります。第3章は、そこを片付けます。
今日の話は、デモの社長ホームで触れます。架空の会社のサンプルデータで、書類のタブに、契約書から請求書までの状態が現場ごとに並んでいます。鎖の最後まで流れた現場は「完了」に入ります。ログイン画面のボタンを押すだけで入れます。各画面にある「うちの場合はこうしたい」の欄から、自分の会社ならこうしたい、をそのまま送ることもできます。
デモ: https://demo.kit-kid.co.jp/management/?a=b28
指で辿ってみて、印がいちばん多かった書類はどれだったか。コメントかnoteのメッセージで気軽に聞いてください。
次回から第3章です。同じものを、同じ名前で呼ぶ話を書きます。
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