こんにちは。
最近AIとお友達になってきた効率化大好き会社の営業です。
この記事の内容
- 請求して終わりにすると、遅れている入金に気づくのが遅れる
- 期限を過ぎた入金を、何分で挙げられるか試す
- 請求ごとに入金を突き合わせる作り方
- 見積から入金まで、1本の流れとして見える
「あの現場、もう入金あった？」
社長に聞かれて、経理の人が通帳を開く。ネットバンキングの明細をさかのぼり、振込の名前と金額から、どの請求の分かを探す。お客さんの会社名と振込の名前が違うと、そこで手が止まる。
入った入金は、探せば見つかります。困るのは、入っていない1件です。入っていないものは、明細をいくら見ても出てきません。
請求書を作ったら終わり、ではありません。今回は、その請求書が入金になるまでを追う話です。
Before: 入ったかどうか、通帳で確かめる
通帳で確かめるやり方には、こんな穴があります。
- 請求書の控えと通帳が、別々の場所にある
- 支払期限を過ぎたかどうかを、人が覚えている
- 確かめるのは、聞かれたときか月末だけ
入金を見る仕事が「入ったものを探す」形なので、「入っていないもの」は目に入りません。
遅れている入金を、5分で言えますか
いま、支払期限を過ぎてもまだ入っていない請求を、全部挙げてみてください。時計を見て、時間を測ります。
5分で答えられなければ、遅れている入金は、誰かに聞かれるまで見つからない状態です。
打ち手1: 請求ごとに、入金を突き合わせる
上の画像は、実際のデモの請求の画面です。請求は、工事完了・送信済・入金完了のタブに分かれて並びます。入金を確かめたら「入金確認」を押して、入金完了へ移します。
送信済に残っているのが、まだ入金を確かめていない請求です。支払期限と並べて見れば、期限を過ぎた1件が分かります。
打ち手2: 入金の記録は、会計ソフトから持ってくる
通帳を見て「入金確認」を押すのは、会計ソフトとつながる前のやり方です。つながっていれば、会計ソフトにある請求書を現場の住所で探し、入金済かどうかを請求の横に出せます。入金の事実は会計ソフトにあるので、人が押す前に分かります。第14回の考え方どおり、人が押すボタンが1つ減ります。
デモでは会計ソフトにつながらないため、ここは文章での説明になります。
打ち手3: 見積から入金まで、現場ごとに1本で見る
入金まで追えると、1つの現場の書類が、見積から入金までつながります。第24回で触れた現場の詳細にも請求書の状態が出るので、その現場が請求で止まっているのか、入金を待っているのかが、現場の側からも見えます。
ここまでやると、こう変わります
- 「入金あった？」に、通帳を開かずに答えられます
- 期限を過ぎた1件に、月末を待たずに気づけます
- 請求書と入金が、同じ画面でつながります
- 書類の流れのどこで止まっているかを、現場ごとに確かめられます
さいごに
遅れている1件は、請求が月に20件ある会社なら全体の5%にすぎません（1件 ÷ 20件 ＝ 5%）。小さく見えますが、その1件が大きな工事なら、月の資金繰りが変わります。だから、探しに行かなくても目に入る形にしておきます。
今日の話は、デモの請求の画面で触れます。架空の会社のサンプルデータで、入金完了の請求書と、まだ送信済のままの請求書が入っています。会計ソフトとつなぐ部分は、デモでは動きません。ログイン画面のボタンを押すだけで入れます。各画面にある「うちの場合はこうしたい」の欄から、自分の会社ならこうしたい、をそのまま送ることもできます。
デモ: https://demo.kit-kid.co.jp/invoices/?a=b26
自分の会社では、入金の遅れに誰が、いつ気づいているか。コメントかnoteのメッセージで気軽に聞いてください。
次回は、引き渡しのあとの書類と社内の申請も、同じ鎖につなぐ話を書きます。
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