こんにちは。
最近AIとお友達になってきた効率化大好き会社の営業です。
この記事の内容
- 保証書や点検の記録は、引き渡しのあとばらばらに眠る
- 何年前の現場まで、保証書の控えを出せるか確かめる
- 引き渡し後の書類と社内の申請も、現場と同じ入口に置く考え
- 何年たっても、その現場から辿れるということ
5年前の現場の保証書、すぐ出せますか
引き渡しから何年かたって、お客さんから電話が来る。「保証はいつまででしたか」「点検には来てもらえますか」。保証書の控えを探しに、倉庫の段ボールを開ける。
工事中の書類は、前の回で入金まで届きました。ところが、引き渡しを境に書類の行き先が変わります。保証書は保証書のファイルへ、点検の記録は担当のノートへ。現場とのつながりが、そこで切れます。
今回の中身は、まだデモに入っていません。引き渡しのあとも鎖を延ばせないか、こんなことも考えています。
Before: 引き渡し後の書類が、ばらばらに眠る
引き渡しのあとは、たいていこうなります。
- 保証書の控えが、工事中の書類と別の場所にある
- 点検の時期が、担当の手帳や表計算に書かれている
- 担当が辞めると、点検の約束ごと消える
社内の申請にも、似たことが起きています。休みの届け、備品の購入、車の使用。紙や別のツールで回るので、現場の仕組みとは別の場所に、別の書き方でたまっていきます。
何年前の現場まで、保証書を出せるか
3年前に引き渡した現場を1件選んで、保証書の控えを出してみてください。今回は時間ではなく、出せるかどうかを見ます。
3年前の現場で出せなければ、保証の期間が残っている現場との約束を、会社として覚えていない状態です。
打ち手1: 現場に、その後の書類もぶら下げる
引き渡しで、現場の記録を閉じない。保証書、点検の記録、引き渡しのときの書類を、工事中の書類と同じ現場の下に置きます。第7回で書いた「書類を現場にぶら下げる」を、引き渡しの後まで延ばす考え方です。
打ち手2: 点検の時期は、引き渡しの日から決める
1年点検、2年点検のような時期は、引き渡しの日が分かれば決まります。人が手帳に書き写す必要はありません。日付から決まることを人に覚えさせない、という点では、第15回の工期表と同じです。
打ち手3: 社内の申請も、同じ入口から出す
社内の申請も、現場の書類と同じ入口から出せるようにします。開く画面が1つなら、覚えることも1つで済みます。第2回で書いた、覚えることの数を増やさない話の続きです。
ここまでやると、こう変わります
- 何年たっても、保証書や点検の記録をその現場から出せます
- 点検の時期が来た現場に、忘れずに案内を出せます
- 担当が替わっても、お客さんとの約束が会社に残ります
- 社内の申請をどこから出すかで、迷わなくなります
さいごに
解体だけで終わる工事のように、引き渡しのあとの付き合いが短い仕事なら、ここまでの仕組みは要りません。反対に、保証や点検の約束がある工事では、引き渡しの日から次の付き合いが始まります。その付き合いを、書類でつなげるかどうかです。
今日の話は、デモの社長ホームで、書類が現場ごとに並ぶ形を見てください。架空の会社のサンプルデータです。引き渡し後の書類と社内の申請は、まだデモにはありません。ログイン画面のボタンを押すだけで入れます。各画面にある「うちの場合はこうしたい」の欄から、自分の会社ならこうしたい、をそのまま送ることもできます。
デモ: https://demo.kit-kid.co.jp/management/?a=b27
自分の会社では、点検の時期をどこに書いているか。コメントかnoteのメッセージで気軽に聞いてください。
次回は第2章のまとめです。見積から入金までの鎖をふり返り、自分の会社の二度書きを数える方法の話を書きます。
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