こんにちは。
最近AIとお友達になってきた効率化大好き会社の営業です。
この記事の内容
- 同じ現場や取引先に、部署ごとに別の呼び方がついている
- いま動いている現場1つで、社内の呼び方が何通りあるか書き出してみる
- 名前の決め方を先にそろえて、同じ名簿から選ぶための3つの打ち手
- 第3章は、会社の中の言葉と情報を1つにする話です
同じ現場に、名前が3つある
経理が「□□の件、請求していいですか」と聞く。工事の担当は、自分が「△△町」と呼んでいる現場のことだと気づくまでに、少し間がかかる。営業はその現場を、お客様の名前で覚えている。
誰かが間違えているわけではありません。それぞれが、自分の仕事でいちばん使いやすい呼び方を選んだ結果です。
前回、第2章の終わりに、値は流れても呼び名がばらばらだと、つながっているかを人が確かめることになる、と書きました。今日から第3章、会社の中の言葉と情報を1つにする話です。
Before: 部署が違うと、呼び方も違う
呼び方が違っても、顔を合わせた会話ならなんとか通じます。困るのは、人と人の間に書類や表がはさまったときです。
- 営業の見積と経理の請求書が、同じ現場のものだと分からない
- 電話で「△△町の件」と言われて、どの現場か探し直す
- 表で集計すると、同じ取引先が2行に分かれる
担当が替わると、もっと困ります。前の担当の呼び方を知らない人は、どの名前で資料を探せばいいか分かりません。
社内の呼び方を書き出してみる
いま動いている現場を1つ選んでください。見積書、契約書、工程表、請求の表、チャット。それぞれで、その現場が何と呼ばれているかを書き出します。会話でよく使う呼び方も足します。
呼び方が3通り以上あったら、その現場の情報は、呼び方の数だけ別々の場所に分かれていると考えてください。
打ち手1: ぶれて困る名前を、先に挙げる
全部の言葉をそろえる必要はありません。困るのは、書類と書類をつなぐ所に出てくる名前です。
建設の会社なら、だいたい3つです。現場、取引先（お客様と外注先）、社内の人。まずはこの3つだけ、正しい名前をどこに置くかを決めます。
打ち手2: 名簿は、管理の画面1か所にまとめる
上の画像は、実際のデモの管理の画面（マスター設定）です。上のタブに社員設定や外注先設定が並び、下には経費のカテゴリや職人の名簿の入口があります。
ほかの画面では、名前を打たずにこの名簿から選びます。施工準備の外注先の欄は、ここに登録した外注先を候補に出します。現場経費の職人や経費の欄も同じです。
打ち手3: 別の呼び方は、名簿の同じ行に持つ
それでも、現場では短い呼び方やあだ名が使われます。禁止すると、かえって名簿が使われなくなります。
そこで、別の呼び方は消さずに、名簿の同じ行に並べておきます。デモの職人の名簿には、名前の横に「呼び名」の欄があります。正しい名前と普段の呼び方が同じ1人を指していると、名簿を見れば分かります。
ここまでやると、こう変わります
- 書類と書類が、同じ名前でつながります
- 集計の表で、同じ相手が2行に分かれなくなります
- 新しく入った人も、名簿を見れば呼び方が分かります
- 引き継ぎで「それ、どの現場ですか」と聞き直す回数が減ります
さいごに
この章は、名前のあとに番号、名簿、見える範囲、記録の順で進みます。最初に手を付けるのは、いちばん揺れやすい現場の呼び方です。次回は、そこに番号を1つ振ります。
今日の話は、デモの管理の画面で触れます。架空の会社のサンプルデータで、社員・外注先・職人の名簿が入っています。ログイン画面のボタンを押すだけで入れます。代表のボタンで入ったら、上のメニューの「管理」を開いてください。各画面にある「うちの場合はこうしたい」の欄から、自分の会社ならこうしたい、をそのまま送ることもできます。
デモ: https://demo.kit-kid.co.jp/admin/?a=b29
いちばん呼び方が多かったのは、現場か、取引先か、社内の人か。コメントかnoteのメッセージで気軽に聞いてください。
次回は、現場に番号を1つ振る話を書きます。
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