こんにちは。
最近AIとお友達になってきた効率化大好き会社の営業です。
この記事の内容
- 書類の「状態」を細かく分けるほど、押し忘れと押し間違いが増える
- 自分の会社の書類1種類で、状態がいくつあるか数えてみる
- 状態は事実から決まるものだけにする、という考え方
- ボタンは、人が自分で決めて起こす操作だけに残す
「ステータスを変えるのを、忘れていました」
仕組みを入れた会社で、よく聞く話があります。
見積に「作成中」「確認待ち」「確認済み」「提出済み」「回答待ち」「受注」「失注」……と状態を並べた。最初はきちんと押していたのに、ひと月もすると誰も押さなくなる。一覧を開くと、とっくに受注した工事が「回答待ち」のまま残っている。
ここまで、見積・契約・施工準備と、書類の流れを順に書いてきました。今回はひと休みして、その全部に共通する考え方の話です。
Before: 状態が多すぎて、誰も正しく押せない
状態を細かく分けると、管理がしっかりしたように見えます。けれど、実際にはこうなりがちです。
- 状態が変わるたびに、誰かがボタンを押さないといけない
- 押し忘れると、一覧の表示が実際とずれる
- ずれた一覧は信用されなくなり、結局電話で確かめる
状態の数だけ、押す人の手間と、押し忘れの機会が増えます。
自分の会社で数えてみてください
見積でも契約書でも、書類を1種類選んで、その書類に付けている状態を全部書き出してみてください。紙の運用なら、付箋やハンコの色、置くトレーの数でも構いません。
次に、それぞれの状態の横に「日付や金額を見れば分かるか」を書きます。
状態が5つを超えていて、そのうち2つ以上が日付や金額で分かるものなら、人に押させる必要のない状態が混ざっています。
打ち手1: 状態は、事実から決まるものだけにする
「着工日を過ぎたら施工中」「入金がそろったら入金済み」。こうした状態は、日付や金額という事実を見れば決まります。人がボタンで切り替えるのではなく、仕組みのほうで勝手に決めます。押し忘れが、そもそも起きません。
打ち手2: ボタンは、人が自分で決める操作だけに残す
一方で、「この見積で出す」「この内容で契約する」は、人が決めることです。日付を見ても分かりません。こういう操作だけをボタンにします。
ボタンが少なければ、押す意味がはっきりします。押したことには責任が伴うので、押し忘れも減ります。
打ち手3: 状態の名前は、見て分かる言葉にする
「確認待ち」と「回答待ち」のように、似た名前を並べると、押す人が迷います。数を減らしたうえで、誰が見ても同じ意味に取れる言葉にそろえます。
ここまでやると、こう変わります
- 一覧の状態が、実際とずれにくくなります
- ボタンを押すのは、人が何かを決めた時だけになります
- 新しく入った人でも、どこで何を押せばいいか迷いません
- 状態を確かめるための電話が減ります
さいごに
どの状態を事実から決め、どれを人の判断に残すか。ここは会社の決め方次第なので、実際に書類を回している人の話を聞いて決めます。ボタンを減らしすぎて困ることもあるので、そこは作ってから直していきます。
今日の話は、デモの契約の画面で、どんな状態とボタンが並んでいるかを眺めてみてください。架空の会社のサンプルデータです。ログイン画面のボタンを押すだけで入れます。各画面にある「うちの場合はこうしたい」の欄から、自分の会社ならこうしたい、をそのまま送ることもできます。
デモ: https://demo.kit-kid.co.jp/contracts/?a=b14
自分の会社の書類には、状態がいくつありますか。数えてみた結果も、コメントかnoteのメッセージで気軽に聞かせてください。
次回は、工期表の話です。受注と施工中が、日付で勝手に切り替わる仕組みを書きます。
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