こんにちは。
最近AIとお友達になってきた効率化大好き会社の営業です。
この記事の内容
- 工期の表は、書き換える人が休むと、すぐ昨日の表になる
- 表と実際が食い違っている現場を、今日の表から拾ってみる
- 着工日が来たら施工中に切り替わる、工期表の作り方
- 朝、表を見るだけで今の現場が分かる
月曜の朝、ホワイトボードの前で
週の始まりに、事務所のホワイトボードや表計算の工期表を見る。先週から始まった現場が、まだ「受注」の色のまま。もう終わった現場の帯も、端に残っている。誰かが「これ、もう始まってるよね」と言って、ペンを取る。
工期の表は、書いた日がいちばん正しく、あとは毎日少しずつずれていきます。書き換える係が休めば、その週の表はまるごと古くなります。
前回は、日付で分かる状態を人に押させない、という考え方を書きました。今回は、それがいちばん素直に効く工期表の話です。
Before: 工期の表を、手で書き換えている
手で書き換える工期表では、次のことが起きがちです。
- 着工したのに「受注」のまま残る
- 工期が延びたのに、帯の長さが前のまま
- どこを直したかを、書き換えた人しか知らない
表がずれ始めると、見る人は表を信じなくなります。結局、担当に電話して確かめる。表はあるのに、確かめる手間は減っていません。
表と実際が違う現場を、拾ってみる
今日の工期表を開いて、載っている現場を上から1件ずつ見てください。もう始まっているのに「受注」のまま。もう終わったのに、進行中の場所に残っている。そういう現場に印を付けます。
印が2件あれば、その表は見る人に確かめの電話をさせています。表を直す手間と電話の手間、両方を払っている状態です。
打ち手1: 着工日が来たら、施工中になる
上の画像は、実際のデモの工期画面です。進行中の現場を開始日の順に並べ、受注か施工中かは開始日から自動で決まります。開始日がまだ先なら受注、過ぎていれば施工中。切り替えるためのボタンはありません。
日が変われば、表示も勝手に変わります。誰かが保存し直す必要もありません。
打ち手2: 日付は、施工準備から入る
帯の日付は、第12回で書いた施工準備の開始予定と完了予定から入ります。施工準備を登録すると、その日付が工期の表に乗ります。
工期の表のために、日付をもう一度打つことはしません。
打ち手3: 日付を直せば、状態もついてくる
着工が延びることはよくあります。そのときは、帯をつかんで動かすか、現場の詳細で開始日を直します。受注か施工中かは日付から決まるので、日付を直せば状態も一緒に直ります。
人が直すのは日付だけ。状態のほうを別に直す手間はありません。
ここまでやると、こう変わります
- 着工した現場が「受注」のまま残らなくなります
- 工期表を書き換える係が要らなくなります
- 「もう始まってる？」の電話が減ります
- 表が信じられるので、朝の打ち合わせを表から始められます
さいごに
ホワイトボードの前でペンを取る、あの数分がなくなるだけではありません。表が今日に合っていれば、月曜の朝の話は「どこが始まったか」の確認から、「どこが危ないか」の相談に変わります。
今日の話は、デモの工期の画面で触れます。架空の会社のサンプルデータで、受注と施工中の現場が開始日の順に並んでいます。ログイン画面のボタンを押すだけで入れます。各画面にある「うちの場合はこうしたい」の欄から、自分の会社ならこうしたい、をそのまま送ることもできます。
デモ: https://demo.kit-kid.co.jp/sites/?a=b15
自分の会社の工期表は、誰が、いつ書き換えているか。コメントかnoteのメッセージで気軽に聞いてください。
次回は、着工前に近所へ配る挨拶文を、現場の情報から作る話を書きます。
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